L'archivage légal

Pourquoi avoir recours à l'archivage légal électronique?

archivage légal

L’archivage légal de documents électroniques peut répondre à plusieurs besoins et obligations légales. En effet l’archivage légal permet de conserver des documents électroniques sur une longue période voir indéfiniment. Ceci afin de rendre les documents accessibles dans le temps pour permettre leurs exploitations et leurs utilisations. Que ce soit d’un point de vue légal en utilisant les documents archivés comme preuve ou du point de vue informatif en permettant la restitution d’un document.

A qui s’adresse l’archivage légal?

Les institutions et les professionnels furent les premiers à avoir recourt à l’archivage légal, pour la bonne est unique raison que la majorité des offres proposées jusqu’à fin 2009 leur étaient destinées. Depuis fin 2009 et surtout depuis 2010 on voit fleurir de plus en plus d’offres de coffre-fort pour les particuliers. Que ce soit des coffres-forts totalement à valeur légal ou partiellement (seul une partie de l’espace du coffre fera de l’archivage légal). Différents grands acteurs historiques, de Banques, d’Assurances ce sont lancés dans ce type de service. Il est certain que ce n’est que le début et que beaucoup d’autres offres verront le jour.

Quels documents archiver?

Vous pouvez archiver tout type de documents électroniques. Que ce soient des documents nativement numériques ou des documents physiques qui ont été numérisés. Tout les types de documents sont potentiellement archivables, à vous d’archiver les documents qui vous semble important de conserver et de protéger. Pour les documents de type écrits l’archivage légal vous permet soit de remplacer leur archivage papier, soit de le compléter. Pour certains types de documents l’archivage papier reste obligatoire même s’il y a un archivage légal dans un coffre-fort électronique. Vous pouvez aussi archiver vos documents multimédia, musiques, MP3, vidéos, photos. Tous les documents nativement numériques ou les documents physiques numérisés sont archivables.

Durées de conservation légales des documents

Quels documents garder? Les durées de conservation des documents électroniques sont les mêmes que celles appliquées aux documents papiers. Ces durées de conservation sont définies dans un cadre légal en fonction du type du document (facture, contrat, courrier recommandé, bulletin de salaire, diplôme, notes de frais, …).

Le tableau ci-après présente les durées de conservation des documents archivés.


Type de documents archivés Durée légale d'archivage
Acte de donation A vie
Acte notarié A vie
Allocation chômage Jusqu'à la liquidation des droits à la retraite
Avis d’imposition 5 ans
Avis de paiement de la retraite A vie
Bon de commande 10 ans
Bon de livraison 10 ans
Bon de réception 10 ans
Bulletin de salaire Jusqu'à la liquidation des droits à la retraite
Bulletin scolaire Toute la scolarité
Certificat de ramonage 1 an
Certificat de scolarité 2 ans
Certificat de travail Jusqu'à la liquidation des droits à la retraite
Certificat d'entretien chaudière 1 an
Chèque à déposer 1 an
Commande client 30 ans
Contrat assurance habitation Durée du contrat + 10 ans
Contrat commercial 30 ans
Contrat d’assurance décès A vie
Contrat d’assurance vie A vie
Contrat d'assurance Durée du contrat + 10 ans
Contrat de bail 5 ans
Contrat de construction individuelle 30 ans
Contrat de mariage A vie
Contrat de prêt automobile Durée du contrat + 5 ans
Contrat de prêt personnel Durée du contrat + 5 ans
Contrat de travail A vie
Contrat prêt à la consommation Durée du contrat + 5 ans
Contrat prêt immobilier Durée du prêt + 10 ans
Contraventions 2 ans
Correspondances commerciales 10 ans
Déclaration de revenus 5 ans
Diplômes A vie
Document d'union libre A vie
Documents commissaires aux comptes 10 ans
Etat des lieux 5 ans
Facture achat véhicule 2 ans
Facture client 10 ans
Facture d'achat d'un bien Durée de possession du bien
Facture de gaz 5 ans
Facture de téléphone 1 an
Facture d'électricité 5 ans
Facture d'hospitalisation établissement privé 10 ans
Facture d'hospitalisation établissement public 30 ans
Facture fournisseur 10 ans
Facture service d'un artisan 30 ans
Facture service d'un commerçant 10 ans
Honoraire de notaire 5 ans
Honoraires médicaux 2 ans
Impôts locaux 2 ans
Jugement d'adoption A vie
Jugement de divorce A vie
Lettre de licenciement 6 ans
Lettre de résiliation d’un contrat 2 ans
Marchés Publics 30 ans
Notes de restaurants 6 mois
Notes d'hôtels 6 mois
Notification de retraite A vie
Ordres de bourses 5 ans
Pièce justificative de TVA 10 ans
Pièces comptables 10 ans
Quittance d'assurance 10 ans
Quittance de loyer Départ du logement + 5 ans
Quittance d'eau distribution communale 4 ans
Quittance d'eau distribution privée 2 ans
Reconnaissance de dette 30 ans après remboursement
Redevance télé 3 ans
Relevé de carrière Jusqu'à la liquidation des droits à la retraite
Relevé de compte 10 ans
Relevé de points des caisses retraite Jusqu'à la liquidation des droits à la retraite
Solde de tout compte 6 ans
Talon de chéquier 30 ans
Testament et documents de succession A vie
Ticket retrait distributeur bancaire 10 ans

Archivage de documents dématérialisés

L'archivage de documents dématérialisés peut se définir par la mise en place d'un processus permettant la gestion, la conservation et la restitution des documents pendant toute leur durée de vie. C'est le processus d'archivage de documents, à ne pas confondre avec l'archivage physique des documents chez un tiers archiveur qui n'est qu'une partie du processus d'archivage.

Le processus d'archivage peut être rapidement décomposé en six étapes:

  • Recueillir les documents quelque soit leur provenance et leur format
  • Transformer les documents en format numérique pérenne
  • Classer et organiser les documents
  • Conserver les documents chez un tiers archiveur
  • Restituer les documents en garantissant leur intégrité
  • Exploiter dans le temps les documents archivés

Un outil d'archivage: le coffre fort électronique

Le terme coffre-fort électronique désigne un espace de stockage personnel protégé permettant de sauvegarder vos données.

En matière de coffre-fort électronique, il faut faire la distinction entre les solutions d’archivage et les solutions d’archivage légal ou à valeur probante.

L’archivage de documents électroniques dans un coffre-fort vous permet de ranger et conserver vos documents rapidement et facilement. Fini les pertes de données importantes légalement ou sentimentalement. Le coffre-fort électronique n’est pas hébergé chez vous mais chez le prestataire auquel vous avez fait confiance.

L’archivage légal ou à valeur probante de documents électroniques dans un coffre-fort apporte en plus à ceux-ci la même valeur probante devant un juge que celles des documents papiers. Les contraintes pour les tiers de confiances proposant ces offres sont plus élevées. Par exemple, vos données ne sont pas enregistrées sur un seul support et un seul lieu géographique mais sur plusieurs. Des systèmes de scellement, d’horodatage, de signatures électroniques sont aussi utilisés.