L’archivage légal de documents électroniques peut répondre à plusieurs besoins et obligations légales et fiscales. En effet l’archivage légal permet de conserver des documents électroniques sur une longue période voir indéfiniment. Ceci afin de rendre les documents accessibles dans le temps pour permettre leurs exploitations et leurs utilisations. Que ce soit d’un point de vue légal en utilisant les documents archivés comme preuve ou du point de vue informatif en permettant la restitution d’un document.
La valeur probante des documents numériques repose sur :
- La capacité d’authentification forte (Certificat d’Identité Numérique = Signature électronique)
- La sécurité renforcée lors des échanges de données (cryptage)
- La traçabilité totale des documents (création, consultation, modification, suppression)
- L’horodatage de toutes ces opérations (ce qui permet d’assurer le suivi des documents)
- La garantie d’intégrité sur le long terme (empreinte numérique)
Les objectifs :
- répondre aux obligations légales et fiscales et se conformer à la réglementation en vigueur
- conserver un nombre croissant d’informations sur de longues périodes
- préserver et valoriser le patrimoine d’informations stratégiques
- restituer ces informations de manière efficace pour améliorer la productivité
- favoriser le partage de la connaissance
- renforcer les niveaux de sécurité et de contrôle pour garantir la pérennité des archives dans le temps
- anticiper sur les évolutions en matière de dématérialisation (exemples: factures, bulletins de salaire, appels d’offre)
A qui s’adresse l’archivage légal?
Les institutions et les professionnels furent les premiers à avoir recourt à l’archivage légal, pour la bonne est unique raison que la majorité des offres proposées jusqu’à fin 2009 leur étaient destinées. Depuis fin 2009 et surtout depuis 2010 on voit fleurir de plus en plus d’offres de coffre-fort pour les particuliers. Que ce soit des coffres-forts totalement à valeur légal ou partiellement (seul une partie de l’espace du coffre fera de l’archivage légal). Différents grands acteurs historiques, de Banques, d’Assurances ce sont lancés dans ce type de service. Il est certain que ce n’est que le début et que beaucoup d’autres offres verront le jour.
Quels documents archiver?
Vous pouvez archiver tout type de documents électroniques. Que ce soient des documents nativement numériques ou des documents physiques qui ont été numérisés. Tout les types de documents sont potentiellement archivables, à vous d’archiver les documents qui vous semble important de conserver et de protéger. Pour les documents de type écrits l’archivage légal vous permet soit de remplacer leur archivage papier, soit de le compléter. Pour certains types de documents l’archivage papier reste obligatoire même s’il y a un archivage légal dans un coffre-fort électronique. Vous pouvez aussi archiver vos documents multimédia, musiques, MP3, vidéos, photos. Tous les documents nativement numériques ou les documents physiques numérisés sont archivables.
Quelles sont les lois et les normes qui l’encadrent?
La dématérialisation est une opportunité pour l’entreprise de simplifier son flux d’information, d’en assurer la confidentialité et d’optimiser la sécurité des données. Mais elle doit répondre à une série d’exigences en adéquation avec la loi et les normes en vigueur.
Les lois concernées sont:
- L’article 289 du Code Général des Impôts qui introduit notamment l’utilisation des factures électroniques par les entreprises et les formats acceptés par l’administration.
- La loi française du 13 mars 2000 stipulant qu’un fichier numérique est une preuve recevable au même titre que son équivalent papier.
- La loi sur la confiance numérique (LCEN) de 2004 transposant la directive européenne sur le commerce électronique et notamment sur les factures émises.
Concernant les normes impliquées on peut citer:
- La norme NF Z42-013 dont la dernière révision date de 2020 et qui encadre l’archivage électronique, aussi bien pour les éditeurs de solution de gestion, pour les tiers-archiveurs qui proposent l’externalisation de ces services ou pour l’entreprise utilisatrice.
- La norme ISO 11506 (2017) qui est une évolution internationale l’ancienne NF Z 43-400 (retirée en 2016) et qui traite des applications de gestion documentaire.
- La norme ISO 15489 sur le Records Management (ou gestion des archives)
