L'archivage légal

L’archivage légal de documents électroniques peut répondre à plusieurs besoins et obligations légales et fiscales. En effet l’archivage légal permet de conserver des documents électroniques sur une longue période voir indéfiniment. Ceci afin de rendre les documents accessibles dans le temps pour permettre leurs exploitations et leurs utilisations. Que ce soit d’un point de vue légal en utilisant les documents archivés comme preuve ou du point de vue informatif en permettant la restitution d’un document.

La valeur probante des documents numériques repose sur :

• La capacité d’authentification forte (Certificat d’Identité Numérique = Signature électronique)
• La sécurité renforcée lors des échanges de données (cryptage)
• La traçabilité totale des documents (création, consultation, modification, suppression)
• L’horodatage de toutes ces opérations (ce qui permet d’assurer le suivi des documents)
• La garantie d’intégrité sur le long terme (empreinte numérique)

Les objectifs :

• répondre aux obligations légales et fiscales et se conformer à la réglementation en vigueur
• conserver un nombre croissant d’informations sur de longues périodes
• préserver et valoriser le patrimoine d’informations stratégiques
• restituer ces informations de manière efficace pour améliorer la productivité
• favoriser le partage de la connaissance
• renforcer les niveaux de sécurité et de contrôle pour garantir la pérennité des archives dans le temps
• anticiper sur les évolutions en matière de dématérialisation (exemples: factures, bulletins de salaire, appels d’offre)

A qui s’adresse l’archivage légal?

Les institutions et les professionnels furent les premiers à avoir recourt à l’archivage légal, pour la bonne est unique raison que la majorité des offres proposées jusqu’à fin 2009 leur étaient destinées. Depuis fin 2009 et surtout depuis 2010 on voit fleurir de plus en plus d’offres de coffre-fort pour les particuliers. Que ce soit des coffres-forts totalement à valeur légal ou partiellement (seul une partie de l’espace du coffre fera de l’archivage légal). Différents grands acteurs historiques, de Banques, d’Assurances ce sont lancés dans ce type de service. Il est certain que ce n’est que le début et que beaucoup d’autres offres verront le jour.

Quels documents archiver?

Vous pouvez archiver tout type de documents électroniques. Que ce soient des documents nativement numériques ou des documents physiques qui ont été numérisés. Tout les types de documents sont potentiellement archivables, à vous d’archiver les documents qui vous semble important de conserver et de protéger. Pour les documents de type écrits l’archivage légal vous permet soit de remplacer leur archivage papier, soit de le compléter. Pour certains types de documents l’archivage papier reste obligatoire même s’il y a un archivage légal dans un coffre-fort électronique. Vous pouvez aussi archiver vos documents multimédia, musiques, MP3, vidéos, photos. Tous les documents nativement numériques ou les documents physiques numérisés sont archivables.

L'archivage électronique de documents dématérialisés peut se définir par la mise en place d'un processus permettant la gestion, la conservation et la restitution des documents pendant toute leur durée de vie. C'est le processus d'archivage de documents, à ne pas confondre avec l'archivage physique des documents chez un tiers archiveur qui n'est qu'une partie du processus d'archivage.

Le processus d'archivage peut être rapidement décomposé en six étapes:

• Recueillir les documents quelque soit leur provenance et leur format
• Transformer les documents en format numérique pérenne
• Classer et organiser les documents
• Conserver les documents chez un tiers archiveur
• Restituer les documents en garantissant leur intégrité
• Exploiter dans le temps les documents archivés

Un outil d'archivage: le coffre fort électronique

Le terme coffre-fort électronique désigne un espace de stockage personnel protégé permettant de sauvegarder vos données.

En matière de coffre-fort électronique, il faut faire la distinction entre les solutions d’archivage et les solutions d’archivage légal ou à valeur probante.

L’archivage de documents électroniques dans un coffre-fort vous permet de ranger et conserver vos documents rapidement et facilement. Fini les pertes de données importantes légalement ou sentimentalement. Le coffre-fort électronique n’est pas hébergé chez vous mais chez le prestataire auquel vous avez fait confiance.

L’archivage légal ou à valeur probante de documents électroniques dans un coffre-fort apporte en plus à ceux-ci la même valeur probante devant un juge que celles des documents papiers. Les contraintes pour les tiers de confiances proposant ces offres sont plus élevées. Par exemple, vos données ne sont pas enregistrées sur un seul support et un seul lieu géographique mais sur plusieurs. Des systèmes de scellement, d’horodatage, de signatures électroniques sont aussi utilisés.

C'est notamment le cas pour le coffre SIV, obligatoire pour les négociants, concessionnaires et garages automobiles habilités par la préfecture à délivrer des certificats numériques d'immatriculation pour l'établissement de cartes grises. Un archivage répondant à la norme NF Z42-020 leur est demandé pour sécuriser et conserver ces données relatives au SIV (Système d'immatriculation des véhicules) pour les véhicules de l'Union Européenne. Ce coffre-fort numérique est dit communiquant car les préfectures peuvent accèder aux informations qui y sont stockées, afin de mieux contrôler les dossiers d'immatriculation.