Devis GED - Numérisation - SAE
Coffre-fort numérique

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Recevez gratuitement vos devis pour une gestion électronique de vos documents, une GEC, la numérisation de vos archivages et/ou un système d'archivage électronique. Nos partenaires LOCARCHIVES et PRO ARCHIVES SYSTEMES, les deux acteurs majeurs du secteur en France vous répondront rapidement pour chiffrer la partie technique. Pour l'Afique, c'est la société MAARCH, éditeur de solutions de gestion documentaire open source du groupe ARCHIVECO qui reviendra vers vous. N'hésitez pas à nous contacter également si vous souhaitez être conseillés sur la solution la plus adaptée à votre métier et aux fonctions recherchées.


Mentions légales RGPD:

J’accepte que les informations transmises via le formulaire ci-dessous soient communiquées à nos partenaires tiers-archiveurs Locarchives, Pro Archives Systèmes (pour la France) et MAARCH (pour les demandes provenant du continent africain), afin de pouvoir vous fournir devis correspondant à vos besoins. Elles sont conservées pendant le temps du traitement commercial (moins d’un mois). Vous pouvez à tout moment exercer votre droit d’accès, de rectification et d’effacement en nous contactant sur info(at)archivage-numerique.fr . Responsable de traitement: voir les mentions légales du site.

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Déroulement de la procédure GED

La gestion électronique de documents (GED) est une solution permettant d'organiser et gérer toutes les informations et documents électroniques d'une entreprise. Elle met en oeuvre des systèmes d'acquisition (numérisation de documents papiers à l'aide de scanner rapide et importation de documents électroniques), d'indexation, de classement, de stockage, d'archivage et consultation des documents en client Web ou Windows Ce processus utilise les nouvelles technologies Web de manière optimale pour contrôler les flux d'informations et de documents au sein d'une entreprise.

Les étapes

La GED comprend quatre étapes majeures, indispensable au déroulement de son processus et pour l'optimisation de son utilisation:

  1. L'acquisition de documents peut passer par différents moyens d'intégration comme:
    • La numérisation de documents papiers à l'aide d'un scanner, ce qui permettra de trier les documents grâce à une technique de LAD: Lecture automatique de documents qui facilite la recherche à l'aide de trois outils : la RAD, l'OCR et l'IRC.
    • Les documents électroniques existants comme des documents bureautiques, sortis de logiciels ou encore administratifs
    • L'échange de documents électroniques entre deux partenaires qui souhaitent partager leurs informations un EDI (Echange de Données Informatiques).

  2. Le classement des documents qui vise principalement des opérations de recherche dans la base de données de documents électroniques, la techniques utilisée est l'indexation, elle peut apparaître sous forme de type (auteurs, dates, sources, ...) ou encore de concepts et mots-clés présents au sein du contenu des documents.

  3. Le stockage des documents et stockage d'archives présente de nombreux enjeux comme:
    • Le lieu de stockage des documents en fonction de la fréquence de consultation mais aussi du volume de documents, de l'importance des données, de la confidentialité de celles-ci...
    • La hiérarchisation des documents en fonction de leurs origines, leurs dates de création, leurs contenus...
    • La durée de conservation qui peut, si elle n'est pas prise en compte, provoquer un encombrement de documents. Il faut donc prévoir une plate forme d'archivage définitif pour conserver une recherche pertinente.
    • La sauvegarde des données doit être régulière.

  4. La diffusion peut se faire soit par Internet soit par Intranet afin de favoriser le partage et l'accès aux informations.

Les enjeux pour l'entreprise:

  • Maitriser les flux d'informations et de documents papiers et électroniques circulant dans l'entreprise.
  • Créer un gain de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus comme le classement, l'archivage, le partage ou la recherche d'informations.
  • Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu.
  • Eviter la perte d'information au cours de sa diffusion, tous les documents sont indexés et stockés au même endroit, rendant les contenus accessibles à tous.
  • Développer la rapidité de partage, de mutualisation et de valorisation des informations.
  • Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage.

Pour une petite entreprise comme pour une grande société possédant de nombreuses filiales, la GED entre dans les enjeux économiques de celle-ci, c'est pourquoi la mise en place de la ged et la maîtrise de ce type d'outil sont des éléments clés du succès pour l'entreprise qui choisit ce type de processus.

Les avantages de la gestion électronique des documents.

  • Économisez sur vos coûts d'impression et de fournitures de bureaux (cartouches, papier, classeur...)
  • Disposez à tout moment des informations archivées en quelques clics: un gain de temps notable qui évite les déplacements en salle d'archive la recherche manuelle..
  • Évitez la perte ou le vol des données: en cas d'incendie, de cambriolage ou tout simplement d'erreur humaine d'archivage, vos documents papiers ne sont pas protégés
  • Économisez de la place sur votre lieu de travail.
  • Évitez le gaspillage de ressources liées à l'impression, et développée votre management environnementale (pour une certification iso 14001, par exemple)
  • Au niveau juridique : une certification totale de l'originalité de vos documents.

Notre offre GED comprend :

  • L'enlèvement par transporteur des documents à numériser
  • La numérisation de vos documents
  • La mise en ligne 100% sécurisée sur le Cloud
  • Un outil de recherche numérique pour retrouver vos informations à tout moment sur tous les supports (smartphone, tablette, pc...)
  • Une gestion des droits utilisateurs en fonction des niveaux de confidentialité

Nous proposons également le e-billing, c'est à dire une solution de gestion de vos factures et de leur dématérialisation.

En résumé: qu'est-ce que l'archivage électronique?

Le processus désigné par l’appellation « archivage électronique » est différent d’une simple sauvegarde ou d’un stockage d'informations: il concerne la gestion des données sur l’ensemble du cycle de vie de l’information, depuis sa production jusqu’à son archivage définitif, voire sa destruction. L’archivage électronique est un ensemble d’outils logiciels et matériels adaptés aux étapes de la vie des données. Ces fonctionnalités complémentaires permettent la gestion, l’accessibilité, la conservation et la sécurisation des données à tout moment.

Il faut également bien distinguer l'archivage numérique des processus SAE ou GED, qui sont également bien spécifiques dans le contour de leurs fonctions. Cette distinction est importante car chaque appellation est régie par une norme dédiée: NF Z 42-013 et Iso 14641-1 pour l'archivage électronique, NF 461 et Iso 19005-1 pour le SAE.


Qu'est-ce qu'un tiers archiveur?

Un tiers archiveur est un prestataire de service en archivage dont les prérogatives sont les suivantes :

  • Il assure l’archivage et la conservation des données dématérialisées selon la durée souhaitée (durée de rétention),
  • Il assure la mise en ligne des documents électroniques (moteur de recherche, accessibilité 24H/24 et 7j/7),
  • Il gère la transmission des données pour consultation dans le respect des niveaux de sécurité, de confidentialité et de disponibilité,
  • Il respecte les réglementations, les normes et les bonnes pratiques d’une politique d’archivage numérique,
  • Il garantit la valeur juridique probante des documents archivés (traçabilité, authentification de l'auteur, empreinte numérique...).

Le tiers archiveur engage donc sa responsabilité sur :

  • La sécurisation des processus de production :
    • Traçabilité des opérations,
    • Audit des processus,
    • Contrôle des accès aux documents.
  • L’intégrité des documents déposés,
  • La conservation et la restitution sécurisées de l’intégralité de vos documents électroniques (cryptage),
  • La pérennité des supports afin de garantir votre patrimoine numérique.

La solution d’externalisation est clairement la plus simple pour une entreprise, qui n’aura pas d’investissement à réaliser dans ce secteur (formation, équipement, embauche d’une personne…) et qui bénéficiera d’une qualité et d’une continuité de service difficile à développer en interne.

En effet, plusieurs normes très pointues régissent le développement de ces activités. Ainsi, le tiers archiveur doit travailler dans le respect de ces normes liées à l’archivage numérique à valeur probante, à savoir :

  • Signature électronique : conformité avec la loi sur la signature numérique du 13 mars 2000 et ses décrets d’application
  • Archivage numérique : conformité avec la norme française et européenne NF Z42-013
  • Attestation / Intégrité : conformité à la Recommandation européenne RSC 3029
  • Confidentialité : conformité à la norme ISO 15408
  • Horodatage : Utilisation d’une autorité d’horodatage conforme à la recommandation européenne RSC 3161
  • Sécurité des réseaux : conformité à la norme ISO/IEC TR 13335
  • Sécurité des systèmes d'information : conformité à la norme ISO 27001