La facture électronique

Les 5 principaux avantages de la facturation électronique

facture électronique

La politique économique actuelle tend à permettre aux entreprises d’obtenir des avantages compétitifs en ne cessant de développer de nouvelles technologies pour une réduction des coûts, une meilleure gestion financière et une optimisation des process. Elle tend ainsi vers la dématérialisation et la mise en place de normes environnementales et légales, notamment à travers ce systèm. En effet, la facturation papier peut faire l’objet d’éventuelles erreurs humaines entraînant des dépenses supplémentaires et, par la même occasion, un manque d’efficacité de l’entreprise. Même si plusieurs critères et conditions doivent être remplis, la facturation électronique demeure un moyen efficace pour obtenir ces avantages compétitifs en termes de dépenses, d’optimisation de process et de flux de trésorerie. La facturation électronique se définit généralement par l’envoi par voie électronique d’une facture scannée de son générateur chez le vendeur, qui doit être imprimée afin d’être enregistrée dans le système de comptabilité du client ou du fournisseur.

  • Il y a intégration des systèmes clients et fournisseurs,
  • La facture est créée dans le système de comptabilité client du fournisseur ou présentée sous forme dématérialisée,
  • La facture est transmise par voie électronique par le biais d’une technologie standard telle que la signature digitale avancée, le XML (langage de balisage extensible) ou l’EDI (échange de données informatisées),
  • La facture est reçue dans un format facilement et directement intégrable dans le système de comptabilité fournisseurs du client.

Ce service offre 5 principaux avantages :

1. La réduction des dépenses grâce à une meilleure efficacité des process en place

La facturation papier nécessite de nombreuses ressources, en temps comme en argent, et peut occasionner des erreurs. Elle requiert ainsi une intervention du client et du fournisseur, ce qui nécessite un coût transactionnel élevé sans forcément donner un résultat satisfaisant. La mise en place de la facturation électronique permet de réduire les coûts relatifs à la comptabilité fournisseurs d’environ 90 % et ceux relatifs à la comptabilité client de 40 à 60 %. On peut ainsi constater une meilleure efficacité par rapport aux process manuels de gestion de factures fournisseurs et de factures clients.

Voici les étapes de gestion des factures fournisseurs pour le client :

  • Réception et saisie des factures : le client reçoit et classe les factures pour faciliter leur saisie dans le système de comptabilité fournisseurs,
  • Contrôle qualité : le client vérifie les données envoyées par le fournisseur etconfirme les calculs.Les centres de coûts sont alloués et la taxation est fixée.
  • Validation : les diverses autorisations nécessaires sont déterminées, les factures sont envoyées aux personnes habilitées à les valider, les litiges sont résolus et le suivi du statut de validation est effectué.
  • Reporting et archivage : le client enregistre tous les montants dans le Grand livre. Cet enregistrement et cet archivage sont obligatoires pour servir de preuves légales en toute circonstance, pour préparer les futurs audits ainsi que pour répondre à d’éventuelles requêtes des fournisseurs.
  • Paiement : les montants totaux sont identifiés par le fournisseur, le client règle le paiement, communique à la banque les instructions et envoie les bordereaux de paiement aux fournisseurs.

Voici les étapes de gestion des créances clients pour le fournisseur :

  • Facturation : le fournisseur établit les factures, les imprime, les plie, les met sous enveloppe timbrée et les envoie au client.
  • Suivi et résolution des litiges : il demande confirmation auprès du client de la bonne réception des factures envoyées, règle les éventuels refus de réception ou demandes de duplicata, gère les litiges et se renseigne sur le statut de validation et/ou sur la date de paiement en cas de validation.
  • Paiement et rapprochement : le fournisseur compare les factures émises et les paiements reçus. Il contacte les clients, règle les litiges ainsi que les surplus perçus et répond à toute demande d’information du client.
  • Reporting et archivage : le fournisseur enregistre les factures et les archivent pour des raisons légales ainsi que pour de futurs audits.
  • Si les parties n’optent pas pour l'ulisation de factures numériques, les deux process de gestion requièrent une main-d'œuvre importante. De plus, elles n’auront de visibilité exacte des dates de réception des factures, des statuts de validation, des dates de paiement et des litiges potentiels qu’une fois que le fournisseur aura contactéle client. On peut constater que grâce à la ce service, les informations sont enregistrées électroniquement et sont donc facilement accessibles en quelques clics.

    2. Automatisation du process

    L’automatisation du process constitue l’un des avantages importants de la facturation électronique, car les erreurs de transfert entre applications sont réduites, voire supprimées, et les coûts associés sont ainsi réajustés. Ce service permet à la société d’émettre, de recevoir et de classer les factures automatiquement selon leurs destinataires. Elle offre également une meilleure efficacité de résolution des litiges relatifs aux factures.

    Ce mode de gestion permet l’élimination des erreurs de facturation ainsi que la réduction du temps passé à contacter les clients et/ou les fournisseurs afin de faire le suivi des factures. Elle facilite également l’archivage ainsi que le retrait des factures pour des besoins légaux. Par conséquent, la société peut engager ce temps gagné dans une véritable valeur ajoutée comme le service client. Les relations clients-fournisseurs seront ainsi améliorées et serviront de bonnes bases pour d’éventuelles négociations futures.

    Avec un règlement plus rapide des factures par les clients, les fournisseurs bénéficieront d’une meilleure performance de leur « Days of Sales Outstanding » ou NJC (Délai moyen de jours de crédits clients), une mesure du nombre moyen de jours que la société prend pour percevoir des revenus après qu’une vente soit effectuée. Les clients peuvent également profiter des escomptes associés s’ils effectuent un paiement anticipé.

    3. Management du « cash flow »

    La facturation électronique permet aux entreprises d’améliorer la gestion de leur « cash flow » ou flux de trésorerie en créant des opportunités de revenus au sein de leurs process. Étant donné que les factures sont remises instantanément, le « Days of Sales Outstanding » de l’entreprise peut s’améliorer immédiatement grâce à l’absence dedélai de transfert par courrier des factures émises, notamment dans l’hypothèse où le calcul du délai de paiement est basé sur la date de réception de la facture et non sur la date de son établissement.

    Pour le client, le temps engagé pour la réception et la saisie des factures papier dans le système de comptabilité fournisseurs engendre un manque de visibilité sur les paiements futurs, ce qui l’empêche de faire des prévisions et des planifications. De plus, des erreurs peuvent survenir lors de l’acheminement et de la validation des factures. Elle permet ainsi une totale transparence du système. Le « cash flow » de la société sera augmenté grâce à l’amélioration des systèmes de facturation, ce qui permettra au fournisseur de réduire son « Days of Sales Outstanding » et à l’acheteur de bénéficier des escomptes associés à des paiements anticipés.

    En outre, les données exactes issues des contrats d’achats et des factures fournisseurs sont utiles pour mettre en place des programmes d’optimisation des dépenses, et ce, par l’identification des opportunités de réduction des coûts.

    4. Evolution de la législation

    A travers la volonté de plusieurs gouvernements, comme au Mexique ou au Brésil, la mise en place de la facturation électronique est devenue obligatoire, tant pour les institutions du secteur public que celles du secteur privé. Depuis 2013, l’Union européenne a émis des directives attribuant aux factures électroniques une équivalence papier. On peut constater l’adoption obligatoire du système de facturation électronique dans certains pays pionniers, notamment en Amérique latine, car le gouvernement joue un rôle primordial dans sa mise en place. Il existe certains pays, comme le Danemark ou la Finlande, dans lesquels l’utilisation de la facture électronique est imposée à leurs partenaires. Aux États-Unis, depuis fin 2012, le département du Trésor exige de ses agences un système de comptabilité fournisseur prêt à gérer des factures électroniques, incluant tous les équipements nécessaires. À Singapour, les institutions gouvernementales n’ont pas le droit de recevoir des factures papier depuis 2008.

    Peu importe la localisation géographique d’une entreprise et peu importe la nationalité de ses partenaires, elle doit être informée et respecter la législation locale sur la facturation, car la non-conformité à cette législation peut engendrer des amendes considérables.

    En France et en 2014, elle devient obligatoire pour les marchés publics.

    En 2017, cette obligation s’étend aux grandes entreprises, puis au ETI en 2018, aux TPE/PME et enfin, en 2019, aux micro-entrepreneurs.

    La loi Macron du 6 août 2015 rend obligatoire l’acceptation par les entreprises privées des factures électroniques communiquées par d’autres entreprises privées. Cette obligation s’étend à toutes les tailles d’entreprises depuis le 1er janvier 2020.

    5. Bénéfices environnementaux

    L'utilisation de la facture électronique permet de réaliser à la fois une économie de papier et une réduction des coûts, y compris des coûts d’imprimerie ainsi que des frais de port, de transport, de main d’œuvre, d’énergie, de stockage et de gestion des déchets. En effet, sur les 30 milliards de factures papier envoyées tous les ans en Europe, on pourrait économiser 12,6 millions d’arbres, 13 milliards de litres d’eau, 105 milliards de feuilles de papier et 5,4 milliards de kWh utilisés par les industries de papèterie. En ce sens, l’émission de dioxyde de carbone est réduite de 3 millions de tonnes, car l’empreinte carbone nécessaire pour une facture papier est divisée par 3.Voilà pourquoi de nombreuses entreprises mettent en place des politiques et des mesures environnementales en vue de réaliser des projets de développement durable.

    En résumé, chaque entreprise a ses raisons de mettre en place et de développer la facturation électronique. Dans tous les cas, il est important d’anticiper les éventuels litiges et de proposer une solution adéquate en offrant par la même occasion une meilleure organisation interne. L’option pour l’automatisation, en l’occurrence la facturation électronique, présente de nombreux avantages, mais nécessite une planification et une certaine prudence en matière de gestion. La facturation électronique constitue ainsi une manière réaliste d’effectuer des gains en termes d’amélioration des process, de réduction des coûts, de gestion des flux de trésorerie ainsi que de mise aux normes.

    Les fonctionnalités du service

    Les services externalisés sont en général complets et faciles à mettre en oeuvre pour optimiser la gestion des factures. Ils comportent de nombreuses fonctions et certaines caractértiques notables :

    Gestion des factures dans leur totalité

    La facturation électronique est un moyen d’améliorer l’efficacité administrative de votre entreprise.

    Pour une optimisation du traitement des factures efficace, Afin d’en maximiser les avantages, nous traitons l’ensemble des factures - factures fournisseurs et factures clients - dans tout format électronique, pour un traitement automatisé d’un bout à l’autre de la chaîne administrative. Nous pouvons également traiter les documents physiques pour couvrir la totalité de votre flux de facturation.

    Une solution unique et flexible pour gérer :

    • Tous vos projets de facturation avec :
      • La gestion des factures venant de vos fournisseurs,
      • La gestion des factures envoyées à vos clients,
      • La gestion des factures échangées au sein de votre organisation.

    • Tous types de factures électroniques :
      • En particulier, l’échange de données structurées pour accroître l’automatisation,
      • Les fichiers au format libre, comme les PDF, avec signature électronique,
      • D’autres solutions de transition pour passer à la facturation électronique, comme la numérisation.

    • Des solutions alternatives pour une adoption rapide de cette solution de gestion de factures :
      • Portail de saisie des factures,
      • Auto-facturation,
      • Portail de téléchargement des factures.

    • Un archivage légal

    • L’interopérabilité avec d’autres solutions de gestion de factures

    • Des fonctionnalités avancées :
      • Validation en ligne et workflow d’approbation,
      • Module collaboratif de résolution des litiges,
      • Module de navigation et de recherche des factures,
      • Enrichissement des factures et ajout des pièces justificatives,
      • Imputations comptables.

    Mise en conformité légales pour une facturation sans papier

    Il est essentiel pour votre entreprise de s’assurer de la conformité de votre facturation électronique avec les législations nationales et internationales.

    Nous surveillons et appliquons toutes les évolutions légales relatives au traitement des factures électroniques, de leur production à l'archivage, pour garantir cette conformité au fil des ans.

    Seule la dématérialisation fiscale des factures vous permet de supprimer totalement le papier dans un cadre légal bien défini, et de passer exclusivement à une facturation sans papier :

    • La conformité avec les réglementations locales pour les factures nationales et internationales,
    • La conformité avec la directive européenne et ses transpositions dans les différents États-membres,
    • Une validation par des fiscalistes et des juristes externes dans les différents pays,
    • Le suivi de toutes les évolutions légales relatives à la facturation sans papier et à l’archivage électronique pour anticiper les changements et en garantir la conformité au fil des ans,
    • Un accès en ligne pour l’administration fiscale selon la réglementation de chaque pays.

    La réussite de la mise en place

    Le succès de la mise en œuvre d’un projet de traitement de factures électroniques n’est pas seulement technique, il dépend également des méthodes et des ressources allouées pour affilier vos partenaires.

    Nous vous fournissons tous les supports nécessaires pour assurer la réussite de votre optimisation du traitement des factures et atteindre notre objectif commun : un passage efficace et réussi à la facturation zéro papier.

    Par expérience, nous savons que la réussite de votre projet est fortement liée à la capacité d’appliquer une méthodologie et de mobiliser les ressources appropriées pendant la phase de mise en oeuvre et durant le déploiement de la solution avec vos fournisseurs et vos clients. C’est la raison pour laquelle nous vous allouons des structures d’aide tout au long de ces projets :

    • Des équipes techniques pour la mise en oeuvre du service de facturation électronique,
    • Des équipes fonctionnelles pour la phase d’affiliation de vos partenaires,
    • Des outils associés, une méthodologie, ainsi qu’un pilotage de la qualité de service.

    Une interface de contrôle

    L’externalisation d’un processus aussi critique nécessite que vous gardiez le contrôle des opérations.

    Nous mettons à votre disposition des outils et processus de contrôle, ainsi qu’une organisation spécifique, pour un suivi actif du service.

    Afin de vous permettre de contrôler totalement le service, il vous donne accès à un ensemble d’outils et d’indicateurs :

    • Un portail en ligne pour accéder à chaque facture individuelle, mais aussi aux informations de gestion,
    • Un module de suivi des messages pour avoir accès à tous les échanges et processus, un accès et des droits propres à votre organisation,
    • Sur la plateforme, des fonctionnalités à valeur ajoutée : alertes, suivi de la qualité du service, indicateurs et reportings.

    Les bénéfices pour votre rentabilité

    Quel que soit votre projet, la facture électronique vous apporte les avantages suivants :

    • La réduction des coûts grâce à une optimisation de vos processus administratifs
    • Des relations simplifiées avec vos fournisseurs et vos clients grâce à un processus administratif plus fiable
    • Une mise en oeuvre aisée pour une adoption rapide de la solution

    Les bénéfices au sein de votre organisation

    C'est un levier de performance pour toutes les fonctions de l’entreprise:

    Tout en optimisant le traitement des factures dans votre entreprise, elle réduit les tâches superflues liées au traitement des documents papier.

    Cela a pour effet de simplifier les échanges au sein de votre société, pour des relations plus efficaces et plus fortes avec vos fournisseurs et vos clients.