La politique économique actuelle tend à permettre aux entreprises d’obtenir des avantages compétitifs en ne cessant de développer de nouvelles technologies pour une réduction des coûts, une meilleure gestion financière et une optimisation des process. Elle tend ainsi vers la dématérialisation et la mise en place de normes environnementales et légales, notamment à travers ce système. En effet, la facturation papier peut faire l’objet d’éventuelles erreurs humaines entraînant des dépenses supplémentaires et, par la même occasion, un manque d’efficacité de l’entreprise. Même si plusieurs critères et conditions doivent être remplis, la facturation électronique demeure un moyen efficace pour obtenir ces avantages compétitifs en termes de dépenses, d’optimisation de process et de flux de trésorerie. La facturation électronique se définit généralement par l’envoi par voie électronique d’une facture scannée de son générateur chez le vendeur, qui doit être imprimée afin d’être enregistrée dans le système de comptabilité du client ou du fournisseur.
- Il y a intégration des systèmes clients et fournisseurs,
- La facture est créée dans le système de comptabilité client du fournisseur ou présentée sous forme dématérialisée,
- La facture est transmise par voie électronique par le biais d’une technologie standard telle que la signature digitale avancée, le XML (langage de balisage extensible) ou l’EDI (échange de données informatisées),
- La facture est reçue dans un format facilement et directement intégrable dans le système de comptabilité fournisseurs du client.
Ce service offre 5 principaux avantages :
1. La réduction des dépenses grâce à une meilleure efficacité des process en place
La facturation papier nécessite de nombreuses ressources, en temps comme en argent, et peut occasionner des erreurs. Elle requiert ainsi une intervention du client et du fournisseur, ce qui nécessite un coût transactionnel élevé sans forcément donner un résultat satisfaisant. La mise en place de la facturation électronique permet de réduire les coûts relatifs à la comptabilité fournisseurs d’environ 90 % et ceux relatifs à la comptabilité client de 40 à 60 %. On peut ainsi constater une meilleure efficacité par rapport aux process manuels de gestion de factures fournisseurs et de factures clients.
Voici les étapes de gestion des factures fournisseurs pour le client :
- Réception et saisie des factures : le client reçoit et classe les factures pour faciliter leur saisie dans le système de comptabilité fournisseurs,
- Contrôle qualité : le client vérifie les données envoyées par le fournisseur et confirme les calculs. Les centres de coûts sont alloués et la taxation est fixée.
- Validation : les diverses autorisations nécessaires sont déterminées, les factures sont envoyées aux personnes habilitées à les valider, les litiges sont résolus et le suivi du statut de validation est effectué.
- Reporting et archivage : le client enregistre tous les montants dans le Grand livre. Cet enregistrement et cet archivage sont obligatoires pour servir de preuves légales en toute circonstance, pour préparer les futurs audits ainsi que pour répondre à d’éventuelles requêtes des fournisseurs.
- Paiement : les montants totaux sont identifiés par le fournisseur, le client règle le paiement, communique à la banque les instructions et envoie les bordereaux de paiement aux fournisseurs.
Voici les étapes de gestion des créances clients pour le fournisseur :
Si les parties n’optent pas pour l'utilisation de factures numériques, les deux process de gestion requièrent une main-d'œuvre importante. De plus, elles n’auront de visibilité exacte des dates de réception des factures, des statuts de validation, des dates de paiement et des litiges potentiels qu’une fois que le fournisseur aura contacté le client. On peut constater que grâce à la ce service, les informations sont enregistrées électroniquement et sont donc facilement accessibles en quelques clics.
2. Automatisation du process
L’automatisation du process constitue l’un des avantages importants de la facturation électronique, car les erreurs de transfert entre applications sont réduites, voire supprimées, et les coûts associés sont ainsi réajustés. Ce service permet à la société d’émettre, de recevoir et de classer les factures automatiquement selon leurs destinataires. Elle offre également une meilleure efficacité de résolution des litiges relatifs aux factures.
Ce mode de gestion permet l’élimination des erreurs de facturation ainsi que la réduction du temps passé à contacter les clients et/ou les fournisseurs afin de faire le suivi des factures. Elle facilite également l’archivage ainsi que le retrait des factures pour des besoins légaux. Par conséquent, la société peut engager ce temps gagné dans une véritable valeur ajoutée comme le service client. Les relations clients-fournisseurs seront ainsi améliorées et serviront de bonnes bases pour d’éventuelles négociations futures.
Avec un règlement plus rapide des factures par les clients, les fournisseurs bénéficieront d’une meilleure performance de leur « Days of Sales Outstanding » ou NJC (Délai moyen de jours de crédits clients), une mesure du nombre moyen de jours que la société prend pour percevoir des revenus après qu’une vente soit effectuée. Les clients peuvent également profiter des escomptes associés s’ils effectuent un paiement anticipé.
3. Management du « cash flow »
La facturation électronique permet aux entreprises d’améliorer la gestion de leur « cash flow » ou flux de trésorerie en créant des opportunités de revenus au sein de leurs process. Étant donné que les factures sont remises instantanément, le « Days of Sales Outstanding » de l’entreprise peut s’améliorer immédiatement grâce à l’absence de délai de transfert par courrier des factures émises, notamment dans l’hypothèse où le calcul du délai de paiement est basé sur la date de réception de la facture et non sur la date de son établissement.
Pour le client, le temps engagé pour la réception et la saisie des factures papier dans le système de comptabilité fournisseurs engendre un manque de visibilité sur les paiements futurs, ce qui l’empêche de faire des prévisions et des planifications. De plus, des erreurs peuvent survenir lors de l’acheminement et de la validation des factures. Elle permet ainsi une totale transparence du système. Le « cash flow » de la société sera augmenté grâce à l’amélioration des systèmes de facturation, ce qui permettra au fournisseur de réduire son « Days of Sales Outstanding » et à l’acheteur de bénéficier des escomptes associés à des paiements anticipés.
En outre, les données exactes issues des contrats d’achats et des factures fournisseurs sont utiles pour mettre en place des programmes d’optimisation des dépenses, et ce, par l’identification des opportunités de réduction des coûts.
4. Bénéfices environnementaux
L'utilisation de la facture électronique permet de réaliser à la fois une économie de papier et une réduction des coûts, y compris des coûts d’imprimerie ainsi que des frais de port, de transport, de main d’œuvre, d’énergie, de stockage et de gestion des déchets. En effet, sur les 30 milliards de factures papier envoyées tous les ans en Europe, on pourrait économiser 12,6 millions d’arbres, 13 milliards de litres d’eau, 105 milliards de feuilles de papier et 5,4 milliards de kWh utilisés par les industries de papèterie. En ce sens, l’émission de dioxyde de carbone est réduite de 3 millions de tonnes, car l’empreinte carbone nécessaire pour une facture papier est divisée par 3.Voilà pourquoi de nombreuses entreprises mettent en place des politiques et des mesures environnementales en vue de réaliser des projets de développement durable.
En résumé, chaque entreprise a ses raisons de mettre en place et de développer la facturation électronique. Dans tous les cas, il est important d’anticiper les éventuels litiges et de proposer une solution adéquate en offrant par la même occasion une meilleure organisation interne. L’option pour l’automatisation, en l’occurrence la facturation électronique, présente de nombreux avantages, mais nécessite une planification et une certaine prudence en matière de gestion. La facturation électronique constitue ainsi une manière réaliste d’effectuer des gains en termes d’amélioration des process, de réduction des coûts, de gestion des flux de trésorerie ainsi que de mise aux normes.
