Système d'archivage électronique

Qu'est-ce que la SAE ?

Pour le SAE (Système d'archivage électronique) c’est l’intégrité des données qui est la priorité. Il s’agit de la conservation des données sans possibilité de modification ou de destruction, en général pour des archivages de long terme, pour des raisons légales, historiques, patrimoniales, scientifiques… C’est un coffre-fort numérique avec un accès aux informations en lecture seule et dont les autorisations d’accès sont définies à l’avance.

Les fonctionnalités du SAE

  • Paramétrage et administration
    Le SAE permet la création d’outils de gestion (référentiel d’archivage personnalisé, gestion des durées de conservation, gestion du sort final) et une administration centralisée (accès utilisateurs, habilitations documents, authentification forte).
  • Versement
    L’entreprise peut verser les fournitures via des boîtes ou des conteneurs. Le versement des archives peut se faire au document ou en masse. Dans ce cas, le versement se fait par transfert sécurisé (CFT/VPN), par des connecteurs ERP, GED, ou outils métier, en flux standard EDI. Le traitement des documents fait l’objet d’un scellement, d’une empreinte et d’un horodatage. L’indexation est structurée selon le référentiel d’archivage de l’entreprise.
  • Conservation
    Les sites d’archivage sont sécurisés, et les data centers, également sécurisés, subissent un contrôle de redondance.
  • Consultation
    Le SAE permet la recherche d’un document (possibilité EDI), la livraison physique et la réintégration, ainsi que la mise à disposition numérique à la demande.
  • Destruction
    La destruction des documents est possible sous un contrôle strict.
  • Gestion
    Le SAE permet de faire des inventaires et des états de stock, de réaliser des requêtes personnalisées et d’obtenir des justificatifs administratifs et des certificats.
  • Autres
    Il est disponible en plusieurs langues (anglais, espagnol, néerlandais).

Fonctionnement du SAE

Le système d’archivage électronique répond à 5 objectifs :

Confidentialité

Il contrôle l’identification de la personne qui souhaite utiliser les documents du système. En fonction de son habilitation, elle pourra être autorisée à accéder à certains documents, en lecture seule ou en ayant le droit d’écriture ou de suppression du document.

Intégrité

Le SAE dispose de journaux de preuves qui permettent de vérifier que les documents n’ont pas été modifiés ou détruits sans autorisation.

Il doit pouvoir également certifier l’authenticité du document. Le SAE peut apporter la preuve que les documents n’ont pas été modifiés dans le temps grâce à un système de scellement. En effet, chaque document confié au système d’archivage dispose d’une empreinte prise lors du stockage du fichier. Cela consiste en une suite de caractères déduite du document (fonction de hachage), qui identifie avec certitude le document.

Pour une sécurité optimale, l’empreinte du document peut être présentée à un tiers horodateur, qui va émettre un jeton d’horodatage pour l’empreinte confiée. Il va apposer une date de réception sur les documents électroniques reçus, ou une date d’émission sur les documents envoyés.

En cas de doute sur l’intégrité d’un document, il est possible de vérifier l’empreinte, le jeton d’horodatage et le journal de preuve stockés dans le SAE.

Traçabilité

L’administration peut, à partir du SAE, obtenir une description de toutes les opérations réalisées sur un document (versement, consultations, migrations, etc.). L’historique des événements du cycle de vie des archives se trouve dans l’horodatage et dans l’enregistrement des transactions dans un journal des événements, horodaté et signé durant la durée de la conservation.

Pérennité

Pour garantir la lisibilité des documents dans le temps, il faut appliquer plusieurs méthodes. Il faut d’abord régulièrement vérifier l’état et l’exploitabilité des données. Il convient de les transférer vers de nouveaux supports et formats et de les conserver dans un format standard type PDF ou XML.

Réversibilité

La durée de conservation des archives peut être plus longue que la durée de vie du SAE. C’est pourquoi il est indispensable que le système d’archivage propose des solutions de réversibilité des documents. Il doit donner la possibilité de récupérer l’ensemble des documents et des éléments de preuve (journaux, empreinte, horodatage). Pour cela, le SAE doit utiliser des technologies d’écriture et de lecture qui permettent d’exploiter les contenus en lecture indépendamment de la technologie utilisée pour l’écriture. Il doit également privilégier les formats standards (ISO 19005).

Cycle de vie des documents

Un document versé dans le SAE ne peut pas être détruit avant le terme de sa durée d’utilité administrative (DUA). Une fois le délai passé, le document peut être détruit ou conservé indéfiniment (en partie ou intégralement).

Durant son cycle de vie, le document stocké dans le SAE ne peut pas être modifié. On peut toutefois y ajouter des attributs complémentaires. Il est aussi possible de modifier son emplacement mais l’horodatage et le journal de preuve devront être mis à jour pour avoir une trace du changement.

Mise en place d’une politique d’archivage

Pour prouver la fiabilité d’un système d’archivage, il est fortement recommandé d’élaborer une politique d’archivage qui définit les contraintes juridiques, opérationnelles, techniques et fonctionnelles, que les différents acteurs doivent respecter.

Le document doit spécifier :

  • Les objectifs précis
  • Les intervenants et leurs obligations (utilisateurs, verseurs, producteurs)
  • La liste des documents à archiver, classés par catégories, en précisant leur niveau de sécurité
  • La gouvernance de la politique d’archivage

En cas de litige, ce document peut apporter la preuve devant le juge de la fiabilité du système et des procédures mises en place et donc de l’archivage électronique réalisé.