Pour le SAE (Système d'archivage électronique) c’est l’intégrité des données qui est la priorité. Il s’agit de la conservation des données sans possibilité de modification ou de destruction, en général pour des archivages de long terme, pour des raisons légales, historiques, patrimoniales, scientifiques… C’est un coffre-fort numérique avec un accès aux informations en lecture seule et dont les autorisations d’accès sont définies à l’avance.
Les fonctionnalités du SAE
- Paramétrage et administration
Le SAE permet la création d’outils de gestion (référentiel d’archivage personnalisé, gestion des durées de conservation, gestion du sort final) et une administration centralisée (accès utilisateurs, habilitations documents, authentification forte).
- Versement
L’entreprise peut verser les fournitures via des boîtes ou des conteneurs. Le versement des archives peut se faire au document ou en masse. Dans ce cas, le versement se fait par transfert sécurisé (CFT/VPN), par des connecteurs ERP, GED, ou outils métier, en flux standard EDI. Le traitement des documents fait l’objet d’un scellement, d’une empreinte et d’un horodatage. L’indexation est structurée selon le référentiel d’archivage de l’entreprise. - Conservation
Les sites d’archivage sont sécurisés, et les data centers, également sécurisés, subissent un contrôle de redondance. - Consultation
Le SAE permet la recherche d’un document (possibilité EDI), la livraison physique et la réintégration, ainsi que la mise à disposition numérique à la demande. - Destruction
La destruction des documents est possible sous un contrôle strict. - Gestion
Le SAE permet de faire des inventaires et des états de stock, de réaliser des requêtes personnalisées et d’obtenir des justificatifs administratifs et des certificats. - Autres
Il est disponible en plusieurs langues (anglais, espagnol, néerlandais).