Système d'archivage électronique

Pour le SAE (Système d'archivage électronique) c’est l’intégrité des données qui est la priorité. Il s’agit de la conservation des données sans possibilité de modification ou de destruction, en général pour des archivages de long terme, pour des raisons légales, historiques, patrimoniales, scientifiques… C’est un coffre-fort numérique avec un accès aux informations en lecture seule et dont les autorisations d’accès sont définies à l’avance.

Un archivage électronique se doit de conserver les références de classement des documents comme le nom du dossier par exemple, et parallèlement les métadonnées, telles que auteur, destinataires, objet, dates, etc. Il doit respecter les exigences de normes telles que la norme ISO 14641 (dédié aux systèmes informatiques d'archivage, dernière version: 2018), ou l'ISO 27000 concernant la sécurité des système d'information.

Pour l'entreprise ou l'organisation, c'est une garantie en termes de sécurité et de pérennité du patrimoine informationnel.

Qu’est-ce qu'archiver ?

« Archiver », c’est conserver les dossiers produits ou gérés par les services dans un lieu dédié aux archives.

Ce n’est pas du stockage, ce n’est pas uniquement un versement, ce n’est pas la mise à disposition d’espace physique ou virtuel, ou la gestion d’un prestataire.

L’archivage est un champ de l’organisation et de la gestion des documents et des dossiers, sous forme d’un contrôle efficace depuis leur conservation, leur utilisation et jusqu’à leur sort final.

Il intègre aussi l’ensemble des méthodes de conservation de la preuve et des informations concernant la nature et la forme du document.

Les 4 fonctions d'archivage

Dans votre projet de dématérialisation documentaire, après l'étape de numérisation de la ressource papier, la solution d’archivage doit tenir compte de vos besoins concrets en termes d’utilisation. On peut les catégoriser ainsi:

• Technique, avec la fonction de raccourcis pour retrouver plus vite l'information dans un usage quotidien
• Patrimonial, avec la recherche full text
• Réglementaire, avec les fonctions de gestion et de rétention
• Probatoire, avec la fonction de scellement

Cycle de vie des documents

Un document versé dans le SAE ne peut pas être détruit avant le terme de sa durée d’utilité administrative (DUA). Une fois le délai passé, il peut être détruit ou conservé indéfiniment (en partie ou intégralement).

Durant son cycle de vie, le document stocké dans le SAE ne peut pas être modifié. On peut toutefois y ajouter des attributs complémentaires. Il est aussi possible de modifier son emplacement mais l’horodatage et le journal de preuve devront être mis à jour pour avoir une trace du changement.

Les fonctionnalités du SAE

• Paramétrage et administration
  Le SAE permet la création d’outils de gestion (référentiel d’archivage personnalisé, gestion des durées de conservation, gestion du sort final) et une administration centralisée (accès utilisateurs, habilitations documents, authentification forte).
  
• Versement
  L’entreprise peut verser les fournitures via des boîtes ou des conteneurs. Le versement des archives peut se faire au document ou en masse. Dans ce cas, le versement se fait par transfert sécurisé (CFT/VPN), par des connecteurs ERP, GED, ou outils métier, en flux standard EDI. Le traitement des documents fait l’objet d’un scellement, d’une empreinte et d’un horodatage. L’indexation est structurée selon le référentiel d’archivage de l’entreprise.
• Conservation
  Les sites d’archivage sont sécurisés, et les data centers, également sécurisés, subissent un contrôle de redondance.
• Consultation
  Le SAE permet la recherche d’un document (possibilité EDI), la livraison physique et la réintégration, ainsi que la mise à disposition numérique à la demande.
• Destruction
  La destruction des documents est possible sous un contrôle strict.
• Gestion
  Il permet de faire des inventaires et des états de stock, de réaliser des requêtes personnalisées et d’obtenir des justificatifs administratifs et des certificats.

Le système d’archivage électronique répond à 5 objectifs :

Confidentialité

Il contrôle l’identification de la personne qui souhaite utiliser les documents du système. En fonction de son habilitation, elle pourra être autorisée à accéder à certains documents, en lecture seule ou en ayant le droit d’écriture ou de suppression.

Intégrité

Le SAE dispose de journaux de preuves qui permettent de vérifier que les documents n’ont pas été modifiés ou détruits sans autorisation.

Il doit pouvoir également certifier l’authenticité du document. Le SAE peut apporter la preuve que les documents n’ont pas été modifiés dans le temps grâce à un système de scellement. En effet, chaque document confié au système d’archivage dispose d’une empreinte prise lors du stockage du fichier. Cela consiste en une suite de caractères déduite du document (fonction de hachage), qui l'identifie avec certitude.

Pour une sécurité optimale, l’empreinte du document peut être présentée à un tiers horodateur, qui va émettre un jeton d’horodatage pour l’empreinte confiée. Il va apposer une date de réception sur les documents électroniques reçus, ou une date d’émission sur ceux qui sont envoyés.

En cas de doute sur l’intégrité d’un document, il est possible de vérifier l’empreinte, le jeton d’horodatage et le journal de preuve stockés dans le SAE.

Traçabilité

L’administration peut, à partir du SAE, obtenir une description de toutes les opérations réalisées sur un document (versement, consultations, migrations, etc.). L’historique des événements du cycle de vie des archives se trouve dans l’horodatage et dans l’enregistrement des transactions dans un journal des événements, horodaté et signé durant la conservation.

Pérennité

Pour garantir la lisibilité des documents dans le temps, il faut appliquer plusieurs méthodes. Il faut d’abord régulièrement vérifier l’état et l’exploitabilité des données. Il convient de les transférer vers de nouveaux supports et formats et de les conserver dans un format standard type PDF ou XML.

Réversibilité

La durée de conservation des archives peut être plus longue que la durée de vie du SAE. C’est pourquoi il est indispensable que le système d’archivage propose des solutions de réversibilité des documents. Il doit donner la possibilité de récupérer l’ensemble des documents et des éléments de preuve (journaux, empreinte, horodatage). Pour cela, le SAE doit utiliser des technologies d’écriture et de lecture qui permettent d’exploiter les contenus en lecture indépendamment de la technologie utilisée pour l’écriture. Il doit également privilégier les formats standards (norme ISO 19005).

Pour mettre en place un SAE dans une entreprise (ou toute autre structure), il est préférable de préparer le terrain en amont. Le service informatique ainsi que les services juridiques et comptables, s'ils existent en interne, pourront être sollicités en vue de cette préparation.

Préparation et sélection des archives.

L'inventaire des documents à archiver doit être réalisé, en précisant leur format. Les archives papier à conserver devront faire l'objet d'un traitement particulier de numérisation et d'indexation.

Le processus de numérisation consiste à scanner les documents (factures au format papier, par exemple) puis à effectuer une reconnaissance automatique de caractères. Elle doit être réalisée selon la norme NFZ 42-026 pour obtenir la numérisation fidèle.

Les fichiers numériques ainsi obtenus sont renommés, classés par dossier, tagués avec les métadonnées qui peuvent être automatiquement générées.

Les droits d'accès des différents utilisateurs seront définis, soit par individu, soit par groupe de personnes (direction, service comptabilité ou RH en fonction de documents, niveau d'encadrement ou de statut hiéarchique...). Vous pourrez notamment regrouper les documents par niveau de confidentialité ou par thématiques afin d'attribuer les niveaux d'accès correspondants.

Mise en place d’une politique d’archivage

Pour prouver la fiabilité d’un système d’archivage, il est fortement recommandé d’élaborer une politique d’archivage qui définit les contraintes juridiques, opérationnelles, techniques et fonctionnelles, que les différents acteurs doivent respecter.

Le document doit spécifier :

• Les objectifs précis
• Les intervenants et leurs obligations (utilisateurs, verseurs, producteurs)
• La liste des documents à archiver, classés par catégories, en précisant leur niveau de sécurité
• La gouvernance de la politique d’archivage

En cas de litige, ce document peut apporter la preuve devant le juge de la fiabilité du système et des procédures mises en place et donc de l’archivage électronique réalisé.

Intégration et complémentarité avec les autres solutions numériques

La dématérialisation est de plus en plus prisée par les entreprises qui y voient un gain de productivité et un aspect pratique évident. Pour que cette solution soit complète et afin d’être certain de ne perdre aucune information, le système d’archivage électronique est la clé de voûte à ajouter qui finalisera ce projet.

Il peut facilement s’intégrer avec les autres outils de transition numérique et notamment les solutions de gestion documentaire électronique (GED, GEC…)

Il est d’ailleurs vivement conseillé d’être équipé un SAE si vous utilisez la signature électronique pour en conserver durablement toute l’authenticité dans le respect des normes.

De même, la gestion qu’implique la RGPD vous sera grandement facilitée avec cet outil informatique conçu pour traiter ce type de problématique.

En dehors des fonctionnalités d’archivage évoquées plus haut, voici le détail des fonctions principales du système d’archivage électronique. Elles peuvent être regroupées en quatre catégories : indexation, consultation, gestion et migration.

Indexer

Dans le domaine du traitement de l'information, l'indexation est l’opération qui va permettre de retrouver facilement un document archivé. Soit une intervention humaine lui attribue des mots-clés, soit l'indexation se fait automatiquement en texte intégral.

L'indexation en texte intégral

Contrairement à une recherche dite « simple », la recherche en texte intégral est fondée sur un index de mots non-perturbateurs d’une entrée. Concrètement, tous les mots les plus communs sont exclus du champ de recherche et sont, soit réunis en liste interne du système, soit, pour les mots de moins de 3-4 lettres, non-indexés.

Les mots retenus sont quant à eux indexés dans le système, et chacun d’entre eux constitue une entrée correspondant à une liste de positions dans la base de données. Une valeur peut également leur être attribuée selon leur degré d’importance au sein de la page qui les accueille, générant ainsi un classement.

La recherche texte intégral commence donc directement par l’analyse de cet index de mots (non-perturbateurs) sans devoir passer en revue l’intégralité des contenus présents dans la base. La réponse est rapide même lorsque l’interrogation porte sur une masse d’informations non structurées ; ce mode de recherche est d’une efficacité bien supérieure à la recherche classique.

Consulter

La consultation est d'autant plus aisée que l'indexation est complète. Afin de bénéficier d’un confort absolu lors de la consultation de vos archives, vous disposez d’un accès via un simple navigateur. Ce portail de consultation est indépendant des applications archivées; vous avez donc la possibilité de consulter vos archives même si les applicatifs ne sont pas ou plus disponibles, selon les deux modes suivants :

Recherche par mots clés ou texte intégral

Le caractère pertinent et efficace de la méthode par mot-clé est à la base de son succès mondial. Adoptée dans tous les environnements documentaires, elle est présente dans la plupart des solutions. Mais pour aller plus loin et bénéficier de tous les contenus, le SAE permet une indexation et donc une consultation en texte intégral. La combinaison des deux performances rend les conditions de vos consultations optimales.

Visualisation des archives similaires à celle de l'applicatif

Un navigateur ergonomique facilite l’accession aux fichiers. Pour les mails, le logiciel de messagerie intégré à la solution vous permet d’accéder à votre courrier électronique. Et ce, sans avoir à vous soucier des procédures d’installation requises. Lorsque vous avez trouvé et visualisé le courriel ou le fichier recherché, vous pouvez répondre/transférer le courriel, imprimer, envoyer...

Conformité e-Discovery

La procédure légale e-Discovery incite toutes les entreprises cotées, américaines ou étrangères, implantées sur le sol états-unien, à archiver automatiquement l’intégralité de leurs documents électroniques pour qu’ils puissent être retrouvés facilement, puis utilisés comme preuves en cas de litige ou dans le cadre d’un procès. La fonction de coffre électronique délivre la qualité de valeur probante nécessaire.

Gérer

L'ensemble des documents utiles doit faire l'objet d'une gestion globale et méthodique, et intégrer le cycle de vie des informations.

La gestion des documents d’activités est le domaine qui est chargé de contrôler efficacement et systématiquement leur création, réception, maintenance, utilisation et mise à disposition. Ceci inclut les processus de saisie de l'information et de preuve sur les affaires et les transactions (comme la signature électronique).

Concrètement, elle consiste à identifier, classer, archiver, préserver et détruire toutes informations dont une organisation a besoin pour conduire ses activités, assurer la traçabilité de celles-ci, les poursuivre en cas de sinistre, défendre ses intérêts en cas de litige, réduire les risques et répondre aux exigences légales et réglementaires.

Le document d’activité peut aussi bien être un objet palpable qu'une information numérique ayant de la valeur. Aussi, les fichiers bureautiques, le contenu des bases de données, des sites web ou Intranet, les fichiers générés par les applications et les mails, les factures… sont tous des documents d’archives.

Migrer

Une migration informatique est définie par le passage d'un système d'information, ou d'une ou plusieurs applications, vers un nouveau système cible.

La migration de données est réalisée par programmation afin de parvenir à un traitement automatisé.

Dans le cas de migration d'archives, l’opération est d'autant plus vitale que la pérennité des informations doit être garantie quels que soient les supports ou le prestataire choisis.

La difficulté et la durée de ces projets ne sont pas à négliger, sachant que les volumes peuvent être considérables.

Les archives doivent en effet être conservées plus longtemps que la longévité des outils d'archivage électronique ou même de celle des éditeurs de logiciels.

Les logiciels propriétaires, en cas de disparition et à l'inverse des solutions open source, empêchent une entreprise de maintenir sa solution d'archivage dans son environnement informatique à moyen et long terme.

C'est pourquoi il est indispensable de migrer ses archives, indépendamment des logiciels, vers une solution unifiée.

Migrer et savoir restaurer

Toute migration doit intégrer, dès le départ, le processus de restauration automatisée et vérifiée.

Le cas des emails est particulièrement critique, car d'une part les volumes croissent de manière exponentielle, et d'autre part, beaucoup d'informations ne se trouvent nulle part ailleurs.

Les utilisateurs doivent être certains de retrouver rapidement les courriels archivés et les pièces attachées (contrats, commandes, accords...), avec une restauration facilitée directement depuis leur poste de travail.

Les étapes d'une migration informatique

Les processus de migration doivent être particulièrement méthodiques et précis, et faire l'objet d'un contrôle à chaque stade:

• Cartographie des fonds à migrer
• Préparation des fonds issus des différents applicatifs
• Analyse
• Transfert
• Enregistrement
• Contrôle
• Tests de restauration