Les enjeux de l'archivage électronique

archive numerique

A l’ère de l’information, l’enjeu de la gestion documentaire est devenu crucial, voire vital, et il y a en France un certain retard au niveau de la prise de conscience de son importance. Mais ce retard peut être rattrapé très rapidement, car les solutions professionnelles se sont développées entre temps de manière à s’adapter à toutes les configurations documentaires et vous pouvez maintenant profiter de ces avancées en intégrant directement les outils les plus récents et les plus sécurisés.

Un élément essentiel de votre sécurité informatique

Protéger vos données et éviter les attaques informatiques sur celles-ci, très souvent insuffisamment protégées en local, devient pratiquement obligatoire pour la sécurité d'une entreprise. Le danger est très réel en ce moment pour certains types de hacking (vol, destruction, modification, blocage...). La plus courante, et l'une des plus dangereuses de ces attaques, est appelée le "Ransomware". Près de la moitié des entreprises ont été victimes de ce type d’attaque en 2016 : Les pirates informatiques cryptent vos données après intrusion dans votre système, via un email par exemple, et vous demandent une rançon en Bitcoin (monnaie virtuelle) pour débloquer l’accès à votre informatique. Afin de s'en protéger, il est préférable d’utiliser un coffre-fort numérique, pour disposer d'une copie intègre de vos données, et/ou d'un archivage électronique sécurisé de l’ensemble de vos informations.

Assurer la conservation du Big Data

L’expression "big data" désigne un ensemble considérable de données, dont l’analyse algorithmique permet d’obtenir des informations prédictives ou en tout cas précieuses. En effet, ces bases de données gigantesques sont considérées comme l’or du 21eme siècle (125 milliards d’euros d’investissement dans ce secteur en 2017). La capacité à exploiter ces « datas » pour prendre des décisions s’avère stratégique.

Le big data peut même représenter le principal outil de travail ou la matière première de certaines entreprises, comme celles travaillant dans le secteur du webmarketing ou du e-commerce, mais également pour la recherche scientifique et médicale. C’est pourquoi il est important de s’équiper d’une solution dédiée qui assurera la conservation sécurisée de ces mégadonnées ainsi qu’une bonne gouvernance de vos informations.

Quelques notions de base

Un document est un ensemble d’informations réunies sur un support (numérique ou papier) et qui correspondent à l’interprétation de données brutes.

L’archivage a pour objectif de compiler et conserver des documents, de garantir la pérennité des données et leur authenticité (selon la norme iso 15489).
L’archivage électronique est donc la partie de l’archivage qui s’intéresse à la conservation électronique de ces informations, mais également à leur accessibilité.

Les archives numériques sont constituées de documents d'origine numérique comme les emails, les fichiers issus de logiciels bureautiques (word, excel...), les informations échangées sous forme de base de données... mais également des dossiers papiers numérisés.

L’archivage numérique doit garantir :

  • L’intégrité des données : il ne doit y avoir aucune altération ou modification (sauf autorisation) des informations.
  • La traçabilité : on doit pouvoir remonter à l’origine des documents, à leur auteur par exemple.
  • La pérennité des informations : ce qui implique notamment leur conservation sur des supports actualisés, car certains formats ou supports peuvent disparaitre rapidement.
  • L’accès aux informations : aux personnes autorisées uniquement (confidentialité) et de façon ergonomique. Le stockage doit donc être sécurisé et doté d'un système de classification et de recherche efficace.

En remplissant ces quatre conditions, l'authenticité des données est préservée et les documents restent consultables à tout moment. L'information devient donc un élément de productivité supplémentaire, là ou elle pouvait représenter un risque.

Il faut bien rappeler que les archives numériques peuvent être constituées aussi bien de documents modifiables en cours de constitution (individuelle ou collective) que de documents finalisés et validés, rendus non modifiables. Il s'agit donc d'une fonctionnalité qui dépasse de loin le simple stockage, et qui constitue un véritable outil de travail au quotidien, intégré au flux d'information.

Définition de vos besoins

numérisation des archives

Pour mettre en place votre démarche de dématérialisation il faut dans un premier temps définir vos besoins:

Vous souhaitez :

  • Dématérialiser vos documents : il faut alors choisir l’offre de numérisation qui consiste à transformer les documents papiers en documents numériques.
  • Dématérialiser vos processus : L’offre propose une plateforme sécurisée de dématérialisation des documents comme les factures fournisseurs ou clients, les fiches de paie et autres documents des ressources humaines, les contrats, la documentation technique ou juridique…
  • Gérer de façon numérique les documents utilisés au quotidien : C’est l’offre de GED (Gestion électronique des documents) qui est concernée, intégrée à votre système d’information, elle permet de centraliser et de mettre à disposition les flux documentaires courants élaborés en interne, de formaliser l’accès et la diffusion de ces documents, de gérer les autorisations en modification, en suppression ou en validation des documents qui pourront ensuite être versés aux archives, une fois figés. La GED intègre bien sûr une solution de stockage des documents, mais il ne s'agit pas à proprement parler d'archivage électronique.
  • Archiver vos documents :
    • Pour conserver la pérennité des informations et leur accessibilité, choisissez l’hébergement sécurisé. Sauvegarder la pérennité signifie que la migration des formats et supports est prévue.
    • Le coffre-fort numérique permet d’assurer la confidentialité et l’intégrité des informations. Il y donc une gestion des autorisations d'accès ainsi qu'une vérification permanente de l'intégrité par calcul d'empreinte, horodatage, conservation des logs et évènements.
    • La sauvegarde informatique externalisée est une prestation de stockage sécurisé des informations assurant la conservation physique des données sur différents sites, dans un environnement sécurisé et approprié à la conservation des supports choisis (DAT, bandes, DLT…)
    • Le système d’archivage électronique ou SAE est quant à lui une solution plus globale qui assure aussi bien la l’accès, la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations avec une valeur probante, c'est-à-dire une conservation de la valeur légale des documents.

Pour une dématérialisation complète, intégrant toutes ces fonctionnalités, il faut donc choisir : la numérisation des documents papier (si elle n’a pas déjà été réalisée en interne), une dématérialisation des processus, une GED et un SAE. Ces différents outils complémentaires étant reliés les uns au autres avec une compatibilité de formats, de solutions logiciels et de supports dans le respect de votre politique d’archivage.


Durées légales de conservation des documents professionnels:

durées de conservation

Retrouvez sur notre page consacrée à l'archivage légal les durées légales de conservation de tous les types de documents pour les particuliers et professionnels

La boîte à outils numérique

Nous présenterons ici d'autres procédés, qu'il ne faut pas confondre avec l'archivage électronique (notamment car certains, comme la GED ou la GEIE, permettent une modification des documents), mais qui lui sont souvent associés et qui sont également utiles à l'entreprise dans sa gestion documentaire. Ils composent l'ensemble des outils permettant la dématérialisation des documents et leur utilisation (consultation, diffusion, et parfois donc, modification) et que l'on peut regrouper en deux grandes familles:

Dématérialisation

Archivage

Tableau comparatif des fonctionnalités

Quelles sont les différences entre GED, SAE et coffre-fort numérique?

Fonction
GED
SAE
Coffre-fort numérique
Modification d'un document
oui
Coexistence de plusieurs versions
oui
Destruction d'un document
oui
Gestion des règles de conversation
oui
oui
oui
Définition d'une structure de classement
oui
oui
oui
Disponibilité
oui
oui
Confidentialité
oui
oui
Intégrité
oui
oui
Pérennité
oui
oui
Date certaine
oui
oui
Exploitation à long terme
oui
oui
Valeur probatoire
oui
oui
Migration des supports
oui

Les avantages de la dématérialisation

avantages de la dématérialisation

La dématérialisation est la transformation de supports analogiques (papier, microfilm…), en fichiers informatiques, par principe de numérisation. Elle s’applique également aux documents natifs sous forme numérique (factures clients, commandes, bulletins de paies...).

Elle permet de gérer de manière électronique toutes les informations de l’entreprise, facilitant ainsi les recherches de documents et les échanges entre services internes ou externes par l’intermédiaire notamment d’Internet.

Cette démarche de numérisation, de traitement et de sauvegarde des documents offre de nombreux avantages aux entreprises ou administrations :

  • Un gain d’espace : Le stockage des archives papier sur des années nécessite souvent de monopoliser une pièce entière, voir un étage complet pour les plus grandes entreprises. Même si certaines archives papiers originales doivent être conservées pour des raisons juridique par exemple, une bonne partie des documents courants peuvent être dématérialisés.
  • Des économies : le coût de stockage physique est bien supérieur à son équivalent informatisé.
  • Un gain de temps : une fois les archives numérisées, elles sont accessibles à tout moment et très rapidement, sans se déplacer à la salle des archives: à l’aide des outils de gestion documentaire, vous pouvez retrouver facilement tout document par sa date, son intitulé, la nature du document (facture client, facture fournisseur, fiche de paie…), le nom d’une personne concernée, etc. Pour ce faire, il faut associer chaque document à des critères bien choisis dans une base de données consultable à l’aide d’un moteur de recherche ou d’un index.
  • Diminution des risques : L’archivage papier n’est pas très fiable, il existe des risques de perte de documents, de confusion, de mauvaise classification ou d’un rangement erroné, de destruction (rongeurs, feu…), de vol... Ces événements peuvent entraîner un risque juridique, fiscal ou assurantiel beaucoup plus grave.
  • Un accès performant à la documentation : au delà du temps gagné dans les étapes de la recherche et de consultation, l’accès quasi immédiat aux informations recherchées génère des gains de productivité qualitatifs : ne pas être interrompu dans une tâche par une recherche documentaire chronophage permet d’éviter perte de concentration, énervement ou fatigue et contribue nécessaire à la qualité d’exécution. De même commercialement, si un client au téléphone vous demande une information précise et que vous êtes en mesure de lui fournir, c’est un gage de sérieux et d’efficacité qui pourra le convaincre de travailler avec vous.
    Retrouver les contenus de manière facile et ergonomique en quelques secondes est maintenant essentiel dans un monde où l'information et sa vitesse de propagation sont la clé de la réussite.
  • L'accessibilité des informations: indépendamment de la position géographique et pour plusieurs personnes simultanément si nécessaire, contrairement au format papier, les données sont consultables avec une simple connexion internet et les bons codes.
  • Une meilleure analyse : Les documents pouvant être interconnectés et regroupés sous différentes thématiques, avec l'utilisation de métadonnées, vous pouvez analyser beaucoup plus précisément les informations et données relatives à une même thématique. Par exemple, si vous avez identifié avec un même mot-clé ou référence tous les documents participant d'une même affaire (données clients, fournisseurs, données comptables, échanges de mails, documentation technique, fiches intervenants, planning...) vous disposez d'un dossier virtuel exhaustif sur cette affaire pour laquelle vous retrouverez ainsi aisément d'éventuelles incohérences entre pièces comptables.
  • L'aspect écologique est également à prendre en compte, le bilan carbone de l'archivage numérique, même s'il n'est pas nul, est très inférieur à celui du physique, qu'on est parfois amené à déplacer d'une ville à l'autre par transporteur.

Pour résumer : la dématérialisation (la numérisation des factures par exemple), représente un autre aspect de l'archivage électronique. Remplacer les documents papiers par l'équivalent dématérialisé permet d'éviter la perte de ces documents (dans un incendie ou un vol par exemple), de limiter les coût de stockage de ces cartons remplis de document qu'il faut garder plusieurs années ou plus et qui prennent une place parfois considérable (certaines archives occupe la place de plusieurs bureaux). Elle rend également possible un traitement de l'information beaucoup plus pertinent, puissant et rapide, ainsi que l'interconnexion des données pour une meilleure analyse, la mémoire de la société est étendue sur des années.

Le système d'information d'une entreprise peut ainsi relier les bons de commandes commerciaux, les factures attachées, les informations sur le client, les reçus de livraison, la gestion des stocks et les commandes fournisseurs. On peut ainsi gérer au mieux les délais, les besoins, l'historique commercial, optimiser les stocks et la logistique tout en ayant toutes les informations à portée de main en quelques clics lorsqu'il s'agit de répondre à une question d'un partenaire commercial, qu'il soit client ou fournisseur.

Enfin, il y a un avantage économique direct sur l'envoi de courriers par exemple, dans le cas de la dématérialisation des factures, qui peuvent être envoyées par mail ou stockées sur l'espace membre du client, en ligne.

Le coût de la dématérialisation.

Il est réellement impossible de donner des ordres de grandeur sans connaître vos besoins, puisqu'il s'agit d'une prestation sur-mesure et à la carte (numérisation seule, GED, sauvegarde...).
Par contre, nous vous conseillons, dans le cas d'une démarche digitale globale (mise en place de tous les outils, ou plusieurs d'entre eux, cités plus haut) de choisir un seul et même prestataire, pour assurer la cohérence de votre stratégie documentaire et profiter de la convergence des solutions professionnelles intégrées (un seul et même accès pour gérer l'ensemble des procédés). C'est pourquoi nous vous proposons de faire parvenir votre demande de devis archivage numérique de la façon la plus précise possible.

La numérisation des archives

L'archivage numérique est en plein essor. Après quelques années de méfiance de la part des utilisateurs, ceux-ci ont réalisé que l'archivage en ligne était une solution beaucoup plus sécurisée que l'archivage numérique en local ou l'archive papier classique. En effet, les sociétés de sauvegarde numérique mettent l'accent sur la sécurité à tel point qu'il vous serait impossible d'atteindre le même niveau de confidentialité et de sûreté en interne.
La numérisation consiste à produire un document électronique à partir d'un document papier en deux étapes : Scanner les documents puis en faire l'acquisition numérique à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR).

Quel support choisir pour archiver vos fichiers ?

Les nouveaux supports d'enregistrement numériques sont pratiques, peu encombrants et leur capacité double tous les 6 mois pour un tarif équivalent. Malgré tout, sont-ils forcément fiables et durables?
La mémoire flash, par exemple, qu'on trouve sur nos clés USB a une durée de vie potentielle d'une cinquantaine d'années, ainsi que les disques durs, mais on se rend compte que ceux ci ne durent pas aussi longtemps que cela et peuvent être endommagés ou perdus. Le CD ou le DVD ne sont pas mieux lotis et sont encore plus fragiles, notamment à cause des rayures. En fait, il n'y a guère que notre ancien 33 tours vinyle qui peut atteindre une durée de vie de 150 ans s'il est bien protégé.

De fait, la mémoire accumulée en numérique, dont le volume double également tous les ans, semble bien éphémère et risque de ne pas pouvoir défier le temps. Des copies et sauvegardes sont alors régulièrement nécessaires.

Il est donc préférable de se tourner vers l'archivage en ligne, notamment sur le Cloud, qui présente à la fois une sécurité supérieure à celle de votre ordinateur, un service d'accessibilité permanent et une prestation de sauvegarde sans limite de temps de vos données.

Les fonctions de stockage de fichiers ou de sauvegarde font office de coffre-fort numérique pour les données sensibles d'une entreprise. Ces données stratégiques, qu'elles soient des bases de données de clients, des bilans comptables, des documents d'ingénierie pour des brevets ou autres, doivent pouvoir être sécurisées au maximum tout en étant accessibles à tout instant pour les utilisateurs accrédités.


La GEC (Gestion électronique du courrier)

Gestion électronique du courrier

La gestion électronique du courrier ou GEC est un système informatique qui a pour but de traiter le courrier papier reçu via la Poste, ainsi que les fax, les formulaires provenant d’un site web et les emails de façon numérique.

La GED et la GEC sont bien sûr compatibles, car les documents reçus par courrier (contrats, factures, commandes…) sont ensuite intégrés dans le flux documentaire de la GED. En ce sens, on peut considérer la GEC comme un module de la GED et son interface avec l’extérieur, mais les deux solutions peuvent être utilisées indépendamment l'une de l'autre

Il s’agit dans un premier temps de numériser les courriers entrants, de leur attribuer références et méta-données qui faciliteront son classement par date, par correspondant, par numéro de dossier ou toute autre information qui sera utile à son classement.

Quels sont les avantages de la GEC?

Le courrier ainsi dématérialisé est alors intégré au système permettant son traitement. Les avantages de cet outil de transition digitale sont nombreux pour les entreprises ou adminsitrations (notamment les mairies qui reçoivent beaucoup de courrier):

  • La conservation sur le long terme de tous les type de courriers
  • L’accessibilité de ces courriers via une seule plateforme en ligne
  • La facilité de recherche d’un courrier, qui peut alors être retrouvé en quelques secondes et classé via une indexation multicritères, contrairement à un courrier physique.
  • Le partage de ces information à plusieurs utilisateurs, quelque soit leur localisation
  • La possibilité de gérer le statut du courrier et son niveau d’urgence
  • La garantie de n’oublier aucune réponse ni de perdre aucune pièce
  • La sécurisation des données par cryptage et niveau d’autorisation des accès
  • La traçabilité des échanges
  • La preuve légale (valeur probante) des envois et des réceptions.
  • La gestion du courrier entrant, sortant et interne à la société.
  • La compatibilité avec une GED, puis un SAE pour garantir l’intégrité et la pérennité des données tout au long du cycle de vie du document.

Autant de bénéfices qui font économiser beaucoup de temps et qui procurent à la fois rigueur dans la gestion et fluidité dans l’ergonomie d’échange de recherche de l’information.

Les volumes de courrier papier ayant beaucoup diminué ces dernières années (à la vitesse de -5% par an depuis 10 ans en moyenne) la numérisation du courrier entrant est de moins en moins chronophage, et les courriers qui continuent à être envoyés par la Poste sont de plus en plus souvent des recommandés, dont le volume ne décroit pas, et autres lettres jugées importantes (le reste ayant été remplacé progressivement par le courrier électronique).

Le logiciel de GEC possède plusieurs fonctions très utiles:

  • Possibilité de travailler sur des modèles prédéfinis pour les réponses (courrier sortant)
  • L’attribution automatique par service ou par personne du courrier reçu
  • La gestion des alertes de dépassement de délai de traitement
  • La signature numérique
  • Recommandés numériques
  • La gestion des comptes utilisateurs avec niveau d’autorisation, appartenance à un service (RH, SI..)

La signature numérique

signature numérique

La signature numérique, qui permet d’authentifier un document et son auteur, a la même valeur légale qu’une signature manuscrite depuis 2000 en France et depuis 2016 dans toute l’Europe et dans la plupart des autres pays dans le monde. Cet outil de dématérialisation très simple offre de nombreux avantages :

  • Fluidifier les échanges de documents à valider, en interne et en externe
  • Gagner beaucoup de temps au quotidien, mais également accélérer les processus de décision et d’action (par exemple, lorsqu’un qu’un contrat ou une commande est validée quasi instantanément, elle peut être lancée en production ou mise en œuvre immédiatement, avec la possibilité d’automatiser les flux d’informations.)
  • Economiser des frais d’impression et d’envoi (souvent réalisé en recommandé pour ce type de documents).
  • Disposer d'une trace numérique archivable de toutes les signatures, leur historique complet, avec une interface de recherche ergonomique.
  • Identifier la responsabilité du signataire rapidement, sans le risque de perte d’information liée au support papier.
  • La disponibilité de l’outil : celui-ci est accessible à tout moment et en tout lieux avec une simple connexion, vous pouvez donc signer même en déplacement, de chez vous ou sur un appareil mobile.
  • Sa flexibilité : tous les types de documents peuvent être signés avec le même outil : Contrats (clients, collaborateurs…), bons de commande, communication interne… et il s’adapte aux spécificités de chaque métier

Elle offre les garanties juridiques suivantes:

  • L’authenticité: Le signataire est indentifiable à coup sûr (et ne peut se rétracter)
  • La signature ne peut être contrefaite ni réutilisée
  • Le document signé est définitivement non modifiable

Le workflow - Gestion du processus de travail

Améliorez le circuit de vos documents dans votre entreprise.

Dans un contexte économique et qualitatif de plus en plus exigeant, les organisations de travail doivent démontrer des gains de productivité et d’efficacité dans la gestion de l’information.

La gestion des processus métiers assure ces gains de productivité en optimisant la circulation et le suivi des dossiers électroniques, en simplifiant la gestion des tâches et les flux documentaires. Cette solution de gestion transversale dans l’entreprise permet la gestion de tous les processus métiers avec leurs tâches associées. Souple et paramétrable, elle associe souvent un système workflow documentaire qui intègre nativement la notion de cycle de vie du document.

Le Workflow permet la modélisation graphique de l’ensemble des tâches avec les différents acteurs concernés dans la réalisation du processus métier à accomplir.

Rôle des processus:

Le processus détaillé permet de connaître précisément :

  • Le rôle de chacun dans l'accomplissement d'une tâche.
  • Le positionnement des acteurs les uns par rapport aux autres.
La gestion de processus workflow: De façon pratique, un rôle de processus workflow décrit la modélisation des tâches de l'ensemble de la chaîne de traitement, de la proposition du rédacteur à la validation par le responsable de publication :
  • Le circuit de validation des dossiers électroniques.
  • Les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus.
  • Les délais à respecter.
  • Les modes de validation.

L'entreprise doit donc sans cesse se remettre en cause et optimiser ses modes de fonctionnements (processus).

Les avantages pour l’entreprise:

  • La gestion des processus augmente la performance d'une entreprise en responsabilisant des acteurs du Workflow. Elle détecte aussi les disfonctionnements et elle oriente sur les corrections nécessaires.
  • Elle passe aussi par la dématérialisation des documents pour en simplifier leur circulation.
  • Elle répartit la charge de travail sur tous les acteurs de la chaîne de traitement des tâches.
  • Elle éclaire sur la performance de l'entreprise grâce à des Indicateurs économiques et techniques.
  • Elle apporte des gains de productivité et réduction des coûts liés aux traitements administratifs.
  • Elle permet une flexibilité d’adaptation dans l’organisation des acteurs et des flux documentaires.