La GED: gestion électronique des documents

Qu'est-ce que la GED ?

ged

Définition

La GED (gestion électronique des documents) désigne un système informatique permettant d'administrer le processus de gestion documentaire numérique dans une organisation.

Ce procédé comprend l’acquisition, l’indexation et le classement, le stockage d’informations, l’accès et la diffusion des documents.

Deux appellations sont utilisées en anglais pour la désigner: DMS (Document Management System) et EDM (Electronic Document Management).

Pourquoi l'utiliser?

Avec la dématérialisation croissante et la démocratisation des outils de communication informatiques, les entreprises et collectivités produisent et gèrent de plus en plus de documents électroniques. La GED (ou GEIDE) vous permet de les exploiter au format numérique et vous simplifie le travail au quotidien. Le contrôle des procédures se retrouve renforcé par l'implémentation de « workflows », circuits de validation documentaire, et par leur automatisation.

Cette solution permet l’harmonisation des processus dans l’entreprise, la centralisation des informations, l’amélioration de la collaboration entre les services et facilite l’accès aux collaborateurs. Cela concerne surtout les archives courantes, c'est-à-dire les documents "vivants", d’utilisation quotidienne ou régulière, qui doivent pouvoir circuler, être modifiés ou même supprimés si besoin.

Fonctionnement

Le processus comprend plusieurs phases :

  • La numérisation des documents quand ceux-ci ne sont pas natifs numériquement.
    Cette opération consiste à scanner un document papier puis à appliquer un traitement de reconnaissance de texte pour le transformer au format numérique, via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères).
  • Le traitement
    Cette étape est consacrée à la classification, au référencement et à l’indexation. Il s’agit de décrire l'objet documentaire (type de fichier, date de création, responsable de la création) et son contenu (recherche en texte intégral) afin de faciliter son exploitation.
  • Le stockage des données
    Il doit être adapté au volume des fichiers et doit permettre un temps d’accès rapide. Des copies de sauvegarde sont nécessaires car il existe toujours des risques d’accidents, comme les incendies ou les pannes de matériel.
  • Les fonctionnalités de diffusion
    Elles garantissent une bonne valorisation des données et s’assurent de leur utilité. En effet, il faut garder à l’esprit que la finalité de la GED est d’apporter une réelle ergonomie en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information fiable. Certains documents peuvent être désignés comme modifiables, d’autres doivent impérativement ne pas l’être. Il est nécessaire de bien définir en amont la structure documentaire, l’accès en lecture ou en écriture des informations, les critères associés aux documents pour leur classification ou encore les droits d’accès. Cette configuration est la condition pour se doter d’un outil sur-mesure et vraiment efficace au quotidien. Les spécificités de chaque métier doivent être prises en compte pour créer un cadre adapté.
  • L’archivage
    Il concerne particulièrement les pièces qui doivent être légalement conservées mais qui ne servent pas dans les opérations quotidiennes.

Ses fonctionnalités

  • Modifier un document
  • Faire coexister plusieurs versions
  • Détruire un document
  • Gérer des règles de conservation
  • Définir une structure organisée de classement, sous le contrôle des usagers

Les bénéfices d'une gestion électronique documentaire

benefices

Impact de la Gestion Electronique des Documents dans l’organisation:

  • Rapidité d’accès et de traitement des documents : l’information est stockée et classée instantanément, tous les dossiers et documents sont consultables d’un simple clic. Ceci facilite le partage entre personnes autorisées, l'actualisation et l’accès rapide à la bonne version d’un document.
  • Réduction des coûts : elle permet de réaliser des gains de productivité (réactivité, rapidité d’accès, gain de place) et des économies substantielles (impressions et coûts associés, 80% de gain de temps.)
  • Une démarche structurante pour les dossiers et les processus : la base de classement commune facilite la circulation des informations dans l’entreprise et avec l’extérieur. Une meilleure gouvernance documentaire et l'uniformatisation des pratiques sont ainsi assurées.
  • Une réponse aux règles et aux normes de classement : elle apporte une réponse personnalisée et adaptée à chaque type de métier et d’organisation (selon l'ISO 15489).
  • Respecte la politique de sécurité : l’accès est sécurisé et s’adapte aux différents profils utilisateurs. La traçabilité des opérations est assurée, chaque action étant intégrée à l'historique.

Les nouvelles applications utilisatrices de la GED

A travers cet outil modulaire, de nouvelles possibilités s’offrent à vous :


  • Le Workflow (ou flux de travail) est la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir. Cela comprend les processus métiers (ou procédures opérationnelles) mais aussi les différents acteurs impliqués dans leur réalisation. Le workflow décrit le circuit de validation, c'est-à-dire un cahier des charges procédurier exprimant: le rôle des différents acteurs du processus, les délais, les modes de validation... Cette application intervient en aval de l'acquisition.

  • La Gestion de Contenu d'Entreprise (en anglais Enterprise Content Management - ECM) vise à couvrir l'ensemble du cycle de vie de l'information non structurée, comme les documents électroniques, mails, flux vidéo et audio. Pour répondre à cette problématique de gestion des contenus multimédias, des méthodes de recherches via des méta-données et des plans d'ordonnancement hiérarchiques sont utilisées. Des fonctions de collaboration sont souvent intégrées.

  • La Gestion de la Connaissance (en anglais Knowledge Management - KM) est l'ensemble des initiatives, méthodes et techniques permettant de percevoir, d'identifier, d'analyser, d'organiser, de mémoriser et de partager des connaissances entre les membres des organisations. Cela concerne en particulier les savoirs créés par l'entreprise elle-même (Marketing, R&D...) ou acquis de l'extérieur (exemple: Intelligence Économique) en vue d'atteindre l'objectif fixé.

  • L'indexation automatique : la Lecture Automatique de Documents ou LAD est un ensemble de technologies ayant pour but d'extraire de manière automatisée différentes informations contenues dans un document numérisé, structuré ou non. La LAD regroupe trois technologies indispensables à son fonctionnement de lecture automatique de documents:

    • La RAD : Reconnaissance Automatique de Documents. Cette technologie consiste à reconnaître le type de document à traiter. Ainsi, après avoir analysé la mise en page du document comme l'emplacement d'images, d'encadrés... le module RAD la compare à des modèles issus de la base de données afin de déterminer s'il s'agit d'un devis, d'une facture, d'une commande ou autres.
    • L'OCR : Reconnaissance Optique des Caractères. Le logiciel repère les formes des caractères qu’il interprète en les comparant à sa bibliothèque de forme. Les mots son ensuite scannés pour repérer les éventuelles erreurs résiduelles, à l’aide d’un dictionnaire intégré.
    • L'IRC : Reconnaissance intelligente de caractères.

  • La facturation électronique va s’imposer progressivement jusqu’à devenir obligatoire pour les entreprises entre 2024 et 2026. La GED est très utile pour la dématérialisation des factures clients et fournisseurs car elle est compatible avec les ERP (ou progiciels de gestion intégrés) sur le Cloud ou en local. Des workflows spécifiques à la comptabilité pourront être paramétrés pour régir ce nouveau flux et le traitement spécifique des factures (voir notre section consacrée à la facture électronique pour plus de précisions).

Les avantages d’un projet GED par métier

Les entreprises tendent à privilégier une approche segmentée par métier, plutôt qu’une approche globale, pour gérer et classer les documents numériques. Ainsi, chaque GED est paramétrée de manière personnalisée et les collaborateurs disposent d’un accompagnement sur-mesure.

La GED par métier présente plusieurs intérêts:

  • Une intégration du projet plus rapide (3 mois au lieu de 6 à 12 mois)
  • L’accompagnement au changement simplifié, car les usagers travaillent dans un environnement familier
  • La gestion des droits d’accès facilitée, puisque seules les personnes du métier ont accès aux ressources
  • Un service en mode SaaS, qui évite de faire appel au service informatique interne.

Bien choisir son logiciel de gestion documentaire

choisir son logiciel GED

Voici quelques indications qui vous permettront de choisir votre type de logiciel GED.

La GED en mode SAAS

Le mode SAAS (Software As A Service) est une architecture logicielle proposée sous la forme d’abonnement (pas d'achat de licence classique). L’infrastructure serveur est mutualisée pour plusieurs clients, en s’appuyant sur un code source unique. Les informations sont très sécurisées et compartimentées : chaque client possède sa propre base de données et son paramétrage.


Les avantages du mode SaaS sont les suivants:

  • Cette architecture permet une progression illimitée en volume de données et en nombre d'utilisateurs,
  • L'absence de gestion de version permet de réduire significativement le coût total d’utilisation,
  • Rapidité de mise en oeuvre car standardisation du logiciel et non développements spécifiques,
  • Allégement considérable de l'architecture informatique chez les clients grâce au Cloud.

Présentation d'une infrastructure SaaS type

  • Extensibilité immédiate et illimitée,
  • Fiabilité éprouvée avec une disponibilité proche des 100%,
  • Ouverture éclair des modules logiciels par optimisation des requêtes en temps réel,
  • Mises à jour en temps réel,
  • Environnements de test en miroir,
  • Plusieurs datacenters redondés et géographiquement distincts,
  • Accès et débit Internet garantis.

L'enjeu de la sécurité

  • Le Client SaaS est et reste propriétaire de ses données,
  • Liberté et transparence du contrat d’engagement,
  • Réversibilité totale avec restitution de 100% des données,
  • Protection du code source,
  • Plan de continuation de l'hébergement dans le Cloud,
  • Copie de sauvegarde en cas de défaillance.

L'enjeu de la confidentialité

  • L'éditeur s'engage à une confidentialité totale,
  • Les salariés des éditeurs SaaS n’accèdent pas aux dossiers clients,
  • La sécurité physique 24h/24 des datacenters d’exploitation et de réplication,
  • Les droits d’accès contrôlés,
  • L’architecture compartimentée des données,
  • Les clients ont la main pour l'extraction de leurs données,
  • Tarification publique, transparente et lisible.

Logiciel Open source vs. logiciel propriétaire

Il existe des logiciels de GED Open source (libres et gratuits) tels que : Open Doc Man, Alfresco, Mayan EDMS, Nuxeo, Logical Doc, Knowledge Tree, Feng Office...

La solution de l’open source est tentante et elle peut s’avérer un choix pertinent pour certains logiciels, cependant, dans ce domaine, nous ne la conseillons pas pour les raisons suivantes :

  • Il s’agit parfois d’une version gratuite et limitée d’un logiciel payant.
  • Souvent, le logiciel n’offre qu’une interface en anglais, pas toujours facile d’accès pour tous.
  • Les limitations, notamment sur la maintenance et le support peuvent s’avérer très problématiques en cas de dysfonctionnement.
  • Des bugs ont été signalés sur certaines versions.
  • La sécurité est moins renforcée.
  • La pérennité du logiciel (et notamment de sa mise à jour) est moins assurée.

Les documents d’une entreprise étant souvent d’une importance cruciale, il ne s’agit pas de les perdre ou de se faire pirater. C’est pourquoi nous pensons que réaliser des économies sur ce poste constitue une fausse bonne idée.

Par contre, pour les très petites structures de quelques usagers, il peut être intéressant de les essayer pour se familiariser avec les interfaces et découvrir les fonctions. Cela vous permettra de mieux définir et dimensionner votre solution professionnelle payante par la suite.


Logiciel clé en main ou solution sur mesure?

Là encore, tout dépend des spécificités de votre métier. Pour simplifier, les TPE de 2 à 10 salariés peuvent tabler sur un logiciel clé en main (en ligne ou en local) avec les fonctionnalités de base. Les PME ou grand compte peuvent s’orienter vers la solution sur-mesure avec un support prenant en compte leurs caractéristiques et particularismes. En outre, ils profiteront des services associés à cette prestation pour un confort d’utilisation optimal.

Voici le tableau comparatif de ces offres:


Services
Logiciel clé en main
Solution sur mesure
Acquisition des documents numérisés et récupération des acquis
ok
ok
Indexation automatique du contenu des documents, des dates et noms de fichiers
ok
ok
Recherche simple et rapide en texte intégral
ok
ok
Consultation par mots-clés et affichage d'une miniature
ok
ok
Interface WEB pour les consultations à distance
ok
ok
Dématérialisation des formulaires
ok
ok
Conseils et assistance dans votre projet
ok
Intégration de la solution dans votre organisation
ok
Assistance au paramétrage
ok
Formation des utilisateurs
ok
Maintenance avec mises à jour du logiciel
ok
Assistance téléphonique, prise en main
ok

Les enjeux de la GED

fonctions

Tendances

Les éditeurs de gestion de contenu travaillent toujours à mettre à disposition des solutions adaptées à l’évolution du milieu professionnel. Depuis quelques années, la GED est disponible sur mobile pour faire face à l’augmentation du travail à distance.

Ils proposent également des solutions pour permettre le travail collaboratif, comme la création de communautés et d’échange documentaire.

La GED en complément d’un SAE

Ces deux outils ne sont pas toujours bien compris et sont parfois confondus. Pourtant leurs objectifs sont différents, voire complémentaires. Les associer apporte une efficacité maximale.

La GED est un outil qui facilite l’activité de l’entreprise en constituant un référentiel de l'ensemble des documents afin de gérer leur cycle de vie. Le SAE (système d’archivage électronique) permet quant à lui d'archiver et de sécuriser les documents finalisés ou à valeur probante légale.

Après avoir décrit et classé les documents avec la GED, il est conseillé de les conserver dans un SAE qui va garantir leur disponibilité, leur confidentialité et leur pérennité.

Rentabilité, accompagnement et formation

Mettre en place une GED implique des coûts financiers. Pour bénéficier d’un retour sur investissement l’organisation ne doit pas se contenter du simple usage du logiciel. C’est la méthodologie appliquée qui fait le succès de cet outil. Pour que la GED soit efficace et pérenne l’organisation doit affecter un budget dans la formation et l’accompagnement de ses collaborateurs lors de son déploiement. Une GED bien appliquée peut améliorer la rentabilité de 3 à 5 % du chiffre d’affaires.

Les étapes de la mise en place d'une GED

gestion documentaire

Vous souhaitez intégrer une solution GED dans votre entreprise? Vous vous demandez comment procéder? Voici une feuille de route pour guider les opérations.


Etude préalable

Recensement des besoins

Il est conseillé d'intégrer les bénéficiaires de la future GED le plus tôt possible dans la démarche d'installation d'un tel système. Une consultation générale permet de dégager les besoins réels et de concevoir le planning de déploiement.

Les questions suivantes peuvent être posées :

  • de quels documents avez-vous le plus souvent besoin ?
  • quels types ou formats traitez-vous le plus souvent ?
  • notez l'utilité que vous attribuez aux fonctionnalités suivantes : recherche plein texte, tâches collaboratives, ajout de commentaires...

Expression des besoins et réalisation d'un cahier des charges

Après le recensement des besoins, il s'agit de les structurer dans un dans un cahier des charges. Il sert de référence pour la configuration du système de gestion électronique. L'accent doit être porté sur les aspects fonctionnels. Les considérations techniques viendront ensuite répondre aux besoins fonctionnels exprimés.


Choix du prestataire

Quand les besoins sont définis, vient le choix du prestataire le plus adapté pour la réalisation. C'est à cette étape que notre site peut vous être utile, en proposant vos attentes aux entreprises spécialisées capables d'y répondre via ce formulaire. Nous avons en effet sélectionné plusieurs professionnels du secteur aux activités et solutions complémentaires.


Mise en œuvre

Déploiement de la solution

Le déploiement de la solution ne se limite pas à l'installation et au paramétrage du logiciel de GED. Plusieurs éléments doivent également être pris en compte :

  • écriture des procédures liées au système de GED,
  • formation des utilisateurs au logiciel et aux procédures,
  • acquisition et classification des documents existants.

Ces étapes sont essentielles au succès du déploiement.


Acquisition des documents

L'acquisition est la première étape de l'insertion d'un document dans le système de GED. Il s'agit de le rendre disponible sous forme électronique. Il peut être créé directement sous cette forme : c'est le cas de la majorité des documents internes. Il peut également n'être disponible qu'au format papier, en provenance de l'extérieur ou des archives papier de l'entreprise. L'acquisition consiste alors à numériser le document papier et à en extraire l'information. Bientôt, la dématérialisation des factures devenant obligatoire, cette opération de numérisation sera moins fréquente.


Classement des documents

On peut envisager plusieurs critères : date, numéro de référence, client... Ces critères ne sont pas mutuellement exclusifs : on peut classer un document électronique dans plusieurs dossiers sans avoir à le copier.

L'indexation (par mots-clés ou métadonnées) doit ensuite être pensée pour répondre au mieux aux requêtes de recherche usuelles.


Stockage des documents

Il faut considérer plusieurs éléments pour le choix de la solution de stockage et les politiques associées :

  • support (performances, fiabilité),
  • droits d'accès aux documents,
  • durée de conservation,
  • sauvegardes.

Diffusion des documents

Les documents peuvent être disponibles à la demande de l'utilisateur ou lui être envoyés automatiquement dans certaines conditions. On peut, par exemple, imaginer que toutes les fiches d'incidents soient envoyées par courrier électronique au responsable qualité.

Les utilisateurs doivent pouvoir les afficher sous une forme exploitable et éventuellement les imprimer.


Se faire accompagner dans la démarche

Pour mettre en place ce changement important et bien configurer la solution logicielle, il est conseillé de faire appel à un expert de la GED au début du processus. Il vous permettra d'optimiser au maximum la gestion des flux informationnels de votre entreprise. Pour cela, il pourra réaliser avec vos services les tâches et vérifications suivantes:

  • Un diagnostic de l’état actuel de votre gestion documentaire.
  • Un diagnostic sur la performance des collaborateurs vis-à-vis de l’outil informatique.
  • Une mise à niveau des utilisateurs.
  • Un accompagnement au changement.
  • Un audit des besoins, pour évaluer la pertinence et la montée en charge.
  • Une proposition méthodologique de votre gestion documentaire.
  • Si besoin est, une proposition d’adaptation d'un moteur de GED spécifique pour correspondre à votre environnement.

Ce progiciel fait partie des outils de dématérialisation incontournables, adaptables à tout business et capables de prendre en charge tout type de fichiers (facture, courrier, contrat, fiche de paie…).

ECM - Enterprise Content Management

ecm

Qu’est que l’ECM ?

L’ECM est un processus de gestion de contenu de documents au sein d’une entreprise. Il permet d’organiser et de faciliter la recherche de contenu dans des fichiers numériques.

Le principal objectif est de prendre en compte ces données non structurées de tous formats (courriers électroniques, documentation technique, fax, documents bureautiques, papiers numérisés, vidéos, images…) par opposition aux bases de données, et de maîtriser leur cycle de vie. Ces données hétérogènes peuvent représenter jusqu’à 80% des informations qui circulent.

Déroulement de la procédure ECM et champs d’application

Il s'agit d'un moyen de traitement et de gestion complet intégrant la numérisation ou la capture, la classification, l’usage, la circulation dans l’entreprise et l’archivage électronique. Il permet de mutualiser différentes technologies comme :

  • La GED
  • Les logiciels de gestion de contenu (CMS), initialement destinés à gérer la production et la publication de contenus structurés, notamment à destination d’un site Internet ou Intranet
  • Le Record Management : cela correspond à la gestion des documents d’archives qui permet à l’entreprise d’organiser et de trier tous les documents qui permettent de prouver son activité.
  • La GEC: gestion électronique du courrier
  • Le Workflow qui fournit à chacun des acteurs les renseignements nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

Les enjeux pour l’entreprise utilisatrice :

Les enjeux majeurs de la gestion de contenu sont :

  • l’amélioration du travail collaboratif
  • l’accessibilité et le partage de ressources
  • des recherches simplifiées et plus rapides générant un gain de productivité
  • la qualification des contenus afin de proposer une recherche pertinente et fiable

  • d'éviter la perte d’information
  • de clarifier son système de stockage
  • d'obtenir un gain de place en remplaçant une partie des supports physiques volumineux par une version électronique.

Il s'agit là des principaux avantages de la dématérialisation, phase majeure de la transition numérique, auxquels s'ajoute une souplesse d'utilisation au quotidien qui participe à la diminution du stress.