Gestion électronique des documents

Qu'est-ce que la GED ?

La GED (Gestion électronique documentaire) désigne le processus de gestion des documents dans une organisation. Ce procédé comprend l’acquisition des documents, l’indexation et le classement, le stockage d’informations, l’accès et la diffusion des documents.

La GED permet l’harmonisation des processus dans l’entreprise, la centralisation des informations, l’amélioration de la collaboration entre les services et facilite l’accès à l’information aux collaborateurs. Cela concerne surtout les archives courantes, c'est-à-dire les documents d’utilisation quotidienne ou régulière, qui doivent pouvoir circuler, être modifiés ou même supprimés si besoin.

Fonctionnement

Le processus comprend plusieurs étapes :

  • La numérisation des documents quand ceux-ci ne sont pas natifs numériquement
    Cette opération consiste à scanner un document papier puis à appliquer un traitement de reconnaissance de texte pour le transformer en document numérique, via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères).
  • Le traitement
    Cette étape est consacrée à la classification, au référencement et à l’indexation. Il s’agit de décrire le document (type de fichier, date de création, responsable de la création) et son contenu (recherche en texte intégral) afin de faciliter son exploitation.
  • Le stockage des données
    Il doit être adapté au volume des documents et doit permettre un temps d’accès rapide. Des copies de sauvegarde sont nécessaires car il existe toujours des risques d’accidents, comme les incendies ou les pannes de matériel.
  • Les fonctionnalités de diffusion
    Elles garantissent une bonne valorisation des données et s’assurent de leur utilité. En effet, il faut garder à l’esprit que la finalité de la GED est d’apporter une réelle ergonomie en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information fiable. Certains documents peuvent être désignés comme modifiables, d’autres doivent impérativement ne pas l’être. Il est nécessaire de bien définir en amont la structure documentaire, l’accès en lecture ou en écriture des informations, les critères associés aux documents pour leur classification ou encore les droits d’accès aux informations pour se doter d’un outil de GED sur-mesure et vraiment efficace au quotidien. Les spécificités de chaque métier doivent être prises en compte pour qu’un cadre adapté puisse être mis en place.
  • L’archivage
    Il concerne particulièrement les documents qui doivent être légalement conservés, mais qui ne servent pas dans les opérations quotidiennes.

Ses fonctionnalités

  • Modifier un document
  • Faire coexister plusieurs versions
  • Détruire un document
  • Gérer des règles de conservation
  • Définir une structure organisée de classement, sous le contrôle des utilisateurs

Les bénéfices d'une gestion électronique documentaire

  • Trouver facilement et rapidement la bonne version d’un document
  • Partager des données avec un certain nombre de personnes autorisées
  • Donner la possibilité à plusieurs collaborateurs de mettre à jour un document
  • Uniformiser les pratiques documentaires
  • Gérer les documents de leur création à leur archivage

Elle permet ainsi :

  • Une meilleure gestion des documents au quotidien
  • Une réduction des coûts de traitement
  • La gestion facilitée de documents partagés entre collaborateurs
  • Une meilleure gouvernance documentaire au sein de l’entreprise

La GED en complément d’un SAE

Ces deux outils ne sont pas toujours bien compris et sont parfois confondus. Pourtant leurs objectifs sont différents, voire complémentaires. La GED est un outil qui facilite l’activité de l’entreprise, alors que le SAE (système d’archivage électronique) permet de sécuriser les documents. Après avoir décrit et classé les documents avec la GED, il est conseillé de les conserver dans un SAE qui va garantir la disponibilité des documents, leur confidentialité et leur pérennité. Les associer apporte une efficacité maximale.

Les enjeux de la GED

Accompagnement et formation

Mettre en place une GED implique des coûts financiers. Pour bénéficier d’un retour sur investissement, l’organisation ne doit pas se contenter de la simple utilisation du logiciel. Ce qui fait le succès de cet outil, c’est la méthodologie appliquée. Pour que la GED soit efficace et pérenne, l’organisation doit affecter un budget dans la formation et l’accompagnement de ses collaborateurs lors de sa mise en place. Une GED bien appliquée peut améliorer la rentabilité de 3 à 5 % du chiffre d’affaires.

Limites

L’indexation des données est de plus en plus complexe à cause du développement des contenus multimédias (vidéos, sons) et de la diversité des sources de données. Les organisations doivent prendre en compte l’augmentation des données issues d’applications web, des nouvelles formes d’applications collaboratives (wikis, blogs), des systèmes de messagerie électronique, des catalogues électroniques.

Tendances

Les éditeurs de gestion de contenu travaillent toujours à mettre à disposition des solutions adaptées à l’évolution du monde du travail. Depuis quelques années, la GED est disponible sur mobile pour faire face à l’augmentation du travail à distance.

Ils proposent également des solutions pour permettre le travail collaboratif, comme la création de communautés et d’échange d’informations et de documents.

Les avantages d’un projet GED par métier

Les entreprises tendent à privilégier une approche segmentée par métier, plutôt qu’une approche globale, pour gérer et classer les documents numériques. Ainsi, chaque GED est paramétrée de manière personnalisée et les collaborateurs disposent d’un accompagnement sur-mesure.

La GED par métier présente plusieurs avantages :

  • Une mise en place du projet GED plus rapide (3 mois au lieu de 6 à 12 mois)
  • L’accompagnement au changement simplifié, car les utilisateurs travaillent dans un environnement familier
  • La gestion des droits d’accès facilitée, puisque seules les personnes du métier ont accès aux documents de leur GED
  • Un service en mode SaaS, qui évite de faire appel au service informatique interne.