La GED: gestion électronique des documents

Définition

La GED (gestion électronique des documents) désigne un système informatique permettant d'administrer le processus de gestion documentaire numérique dans une organisation.

Ce procédé comprend l’acquisition, l’indexation et le classement, le stockage d’informations, l’accès et la diffusion des documents.

Deux appellations sont utilisées en anglais pour la désigner: DMS (Document Management System) et EDM (Electronic Document Management).

Pourquoi l'utiliser?

Avec la dématérialisation croissante et la démocratisation des outils de communication informatiques, les entreprises et collectivités produisent et gèrent de plus en plus de documents électroniques. La GED (ou GEIDE) vous permet de les exploiter au format digital et vous simplifie le travail au quotidien. Le contrôle des procédures se retrouve renforcé par l'implémentation de « workflows », circuits de validation documentaire, et par leur automatisation.

Cette solution permet l’harmonisation des processus dans l’entreprise, la centralisation de la documentation, l’amélioration de la collaboration entre les services et facilite l’accès aux collaborateurs. Cela concerne surtout les archives courantes, c'est-à-dire les documents "vivants", d’utilisation quotidienne ou régulière, qui doivent pouvoir circuler, être modifiés ou même supprimés si besoin.

Fonctionnement

Le processus comprend plusieurs phases :

• La numérisation des documents quand ceux-ci ne sont pas natifs numériquement.
  Cette opération consiste à scanner un document papier puis à appliquer un traitement de reconnaissance de texte pour le transformer au format numérique, via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères).
• Le traitement
  Cette étape est consacrée à la classification, au référencement et à l’indexation. Il s’agit de décrire l'objet documentaire (type de fichier, date de création, responsable de la création) et son contenu (recherche en texte intégral) afin de faciliter son exploitation.
• Stocker les données
  La capacité doit être adaptée au volume des fichiers avec un temps d’accès rapide. Des copies de sauvegarde sont nécessaires car il existe toujours des risques d’accidents, comme les incendies ou les pannes de matériel.
• Les fonctionnalités de diffusion
  Elles garantissent une bonne valorisation des données et s’assurent de leur utilité. En effet, il faut garder à l’esprit que la finalité de la GED est d’apporter une réelle ergonomie en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information fiable. Certains documents peuvent être désignés comme modifiables, d’autres doivent impérativement ne pas l’être. Il est nécessaire de bien définir en amont la structure documentaire pour créer un cadre adapté: les critères associés aux documents pour leur classification ou encore les droits d’accès en lecture et écriture. Cette configuration est la condition pour se doter d’un dispositif sur-mesure vraiment efficace au quotidien.
• L’archivage
  Il concerne particulièrement les pièces qui doivent être légalement conservées mais qui ne servent pas dans les opérations quotidiennes.

Ses fonctionnalités

• Modifier, annoter, partager ou détruire document
• Faire coexister plusieurs versions
• Gérer des règles de conservation
• Définir une structure organisée de classement, sous le contrôle des usagers

Impact de la Gestion Electronique des Documents dans l’organisation:

• Rapidité d’accès et de traitement des documents : l’information est stockée et classée instantanément, tous les dossiers et documents sont consultables d’un simple clic. Ceci facilite le partage entre personnes autorisées, l'actualisation et l’accès rapide à la bonne version d’un document.
• Réduction des coûts : elle permet de réaliser des gains de productivité (réactivité, rapidité d’accès, gain de place) et des économies substantielles (impressions et coûts associés, 80% de gain de temps.)
• Une démarche structurante pour les dossiers et les processus : la base de classement commune facilite la circulation des informations dans l’entreprise et avec l’extérieur. Une meilleure gouvernance documentaire et l'uniformatisation des pratiques sont ainsi assurées.
• Une réponse aux règles et aux normes de classement : elle apporte une réponse personnalisée et adaptée à chaque type de métier et d’organisation (selon l'ISO 15489).
• Respecte la politique de sécurité : l’accès est sécurisé et s’adapte aux différents profils. La traçabilité des opérations est assurée, chaque action étant intégrée à l'historique.

Les nouvelles applications utilisatrices de la GED

A travers cet outil modulaire, de nouvelles possibilités s’offrent à vous :

• Le Workflow (ou flux de travail) est la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir. Cela comprend les processus métiers (ou procédures opérationnelles) mais aussi les différents acteurs impliqués dans leur réalisation. Le workflow décrit le circuit de validation, c'est-à-dire un cahier des charges procédurier exprimant: le rôle des différents acteurs du processus, les délais, les modes de validation... Cette application intervient en aval de l'acquisition.


• La Gestion de Contenu d'Entreprise (ou ECM) vise à couvrir l'ensemble du cycle de vie de l'information non structurée, comme les documents électroniques, mails, flux vidéo et audio. Pour répondre à cette problématique de gestion des contenus multimédias, des méthodes de recherches via des méta-données et des plans d'ordonnancement hiérarchiques sont utilisées. Des fonctions de collaboration sont souvent intégrées.


• La Gestion de la Connaissance (en anglais Knowledge Management - KM) est l'ensemble des initiatives, méthodes et techniques permettant de percevoir, d'identifier, d'analyser, d'organiser, de mémoriser et de partager des connaissances entre les membres des organisations. Cela concerne en particulier les savoirs créés par l'entreprise elle-même (Marketing, R&D, RH...) ou acquis de l'extérieur (intelligence économique...) en vue d'atteindre l'objectif fixé.


• L'indexation automatique : la Lecture Automatique de Documents ou LAD est un ensemble de technologies ayant pour but d'extraire de manière automatisée différentes informations contenues dans un document numérisé, structuré ou non. La LAD regroupe trois technologies indispensables à son fonctionnement de lecture automatique de documents:
  • La RAD : Reconnaissance Automatique de Documents. Cette technologie consiste à reconnaître le type de document à traiter. Ainsi, après avoir analysé la mise en page du document comme l'emplacement d'images, d'encadrés... le module RAD la compare à des modèles issus de la base de données afin de déterminer s'il s'agit d'un devis, d'une facture, d'une commande ou autres.
  • L'OCR : Reconnaissance Optique des Caractères. les formes des caractères sont identifiées et interprétées en les comparant à une bibliothèque de formes. Les mots sont ensuite scannés pour repérer les éventuelles erreurs résiduelles à l’aide d’un dictionnaire intégré.
  • L'IRC : Reconnaissance intelligente de caractères.


• La facturation électronique va s’imposer progressivement jusqu’à devenir obligatoire pour les entreprises entre 2024 et 2026. La GED est très utile pour la dématérialisation des factures clients et fournisseurs car elle est compatible avec les ERP (ou progiciels de gestion intégrés) sur le Cloud ou en local. Des workflows spécifiques à la comptabilité pourront être paramétrés pour régir ce nouveau flux et le traitement spécifique des factures (voir notre section consacrée à la facture électronique pour plus de précisions).

Les avantages d’un projet GED par métier

Les entreprises tendent à privilégier une approche segmentée par métier, plutôt qu’une approche globale, pour gérer et classer les documents numériques. Ainsi, chaque GED est paramétrée de manière personnalisée et les collaborateurs disposent d’un accompagnement sur-mesure.

La GED par métier présente plusieurs intérêts:

• Une intégration du projet plus rapide (3 mois au lieu de 6 à 12 mois).
• L’accompagnement au changement simplifié, car les usagers travaillent dans un environnement familier.
• La gestion des droits d’accès facilitée, puisque seules les personnes du métier ont accès aux ressources.
• Un service en mode SaaS, qui évite de faire appel au service informatique interne.

Voici quelques indications qui vous permettront de choisir votre type de logiciel GED.

La GED en mode SAAS

Le mode SAAS (Software As A Service) est une architecture logicielle proposée sous la forme d’abonnement (pas d'achat de licence classique). L’infrastructure serveur est mutualisée en s’appuyant sur un code source unique. Les informations sont très sécurisées et compartimentées: chaque client possède sa propre base de données et son paramétrage.

Les avantages du mode SaaS sont les suivants:

• Cette architecture permet une progression illimitée en volume de données et en nombre d'utilisateurs,
• L'absence de gestion de version permet de réduire significativement le coût total d’utilisation,
• Rapidité de mise en oeuvre grâce à la standardisation du logiciel et à l'absence de développements spécifiques,
• Allégement considérable de l'architecture informatique chez les clients grâce au Cloud.

Présentation d'une infrastructure SaaS type

• Extensibilité immédiate et illimitée,
• Fiabilité éprouvée avec une disponibilité proche des 100%,
• Ouverture éclair des modules logiciels par optimisation des requêtes en temps réel,
• Environnements de test en miroir,
• Plusieurs datacenters redondés et géographiquement distincts,
• Accès et débit Internet garantis.

L'enjeu de la sécurité

• Le client SaaS est et reste propriétaire de ses données,
• Liberté et transparence du contrat d’engagement,
• Réversibilité totale avec restitution de 100% des données,
• Protection du code source,
• Plan de continuation de l'hébergement dans le Cloud,
• Copie de sauvegarde en cas de défaillance.

L'enjeu de la confidentialité

• L'éditeur s'engage à une confidentialité totale,
• Les salariés des éditeurs SaaS n’accèdent pas aux dossiers clients,
• La sécurité physique 24h/24 des datacenters d’exploitation et de réplication,
• Les droits d’accès contrôlés,
• L’architecture compartimentée des données,
• Les clients ont la main pour l'extraction de leurs données,
• Tarification publique, transparente et lisible.

Logiciel Open source vs. logiciel propriétaire

Il existe des logiciels de GED Open source (libres et gratuits) tels que : Open Doc Man, Alfresco, Mayan EDMS, Nuxeo, Logical Doc, Knowledge Tree, Feng Office...

L'option de l’open source est tentante et elle peut s’avérer un choix pertinent pour certains logiciels, cependant nous ne la conseillons pas pour les raisons suivantes :

• Il s’agit parfois d’une version gratuite et limitée d’une offre payante.
• L'interface est souvent en anglais et pas toujours abordable à tous.
• Les limitations sur la maintenance et le support peuvent s’avérer problématiques en cas de dysfonctionnement.
• Des bugs ont été signalés sur certaines versions.
• La sécurité est moins renforcée.
• La pérennité du logiciel et sa mise à jour sont moins assurées.

L’importance cruciale des documents en entreprise n’autorise ni leur perte, ni leur piratage. Réaliser des économies sur ce poste constitue donc une fausse bonne idée.

Par contre, il peut être intéressant pour les très petites structures de se familiariser ainsi avec les interfaces et découvrir les fonctions.

Logiciel clé en main ou solution sur mesure?

Là encore, tout dépend des spécificités de votre métier. Pour simplifier, les TPE de 2 à 10 salariés peuvent tabler sur un logiciel clé en main (en ligne ou en local) avec les fonctionnalités de base. Les PME ou grand compte peuvent s’orienter vers les solutions sur-mesure avec un dimensionnement et un support prenant en compte leurs caractéristiques et particularismes. En outre, ils profiteront des interventions associées à cette prestation pour un confort d’utilisation optimal.

Voici le tableau comparatif de ces offres:

Services	Logiciel clé en main	Solution sur mesure
Acquisition des documents numérisés et récupération des acquis
Indexation automatique du contenu des documents, des dates et noms de fichiers
Recherche simple et rapide en texte intégral
Consultation par mots-clés et affichage d'une miniature
Interface WEB pour les consultations à distance
Dématérialisation des formulaires
Intelligence artificielle
Conseils et assistance dans votre projet
Intégration de la solution dans votre organisation
Assistance au paramétrage
Formation des utilisateurs
Maintenance avec mises à jour du logiciel
Assistance téléphonique, prise en main

Tendances

Les éditeurs travaillent toujours à mettre à disposition des solutions adaptées à l’évolution du milieu professionnel:

• Depuis quelques années, la GED est disponible sur mobile pour faire face à l’augmentation du travail à distance.
• L’accent a été mis sur le travail collaboratif en équipe avec la création de modules destinés aux communautés et à l’échange.
• Récemment, l’intelligence artificielle a été ajoutée pour accélérer le fonctionnement du moteur de recherche et l'efficience générale. L’IA représente un facteur essentiel pour l’avenir et une véritable innovation dans ce domaine.

La GED en complément d’un SAE

Ces deux outils ne sont pas toujours bien compris et sont parfois confondus. Pourtant leurs objectifs sont différents, voire complémentaires. Les associer apporte une efficacité maximale.

La GED est un outil qui facilite l’activité de l’entreprise en constituant un référentiel de l'ensemble des documents afin de gérer leur cycle de vie. Le SAE (système d’archivage électronique) permet quant à lui d'archiver et de sécuriser les documents finalisés ou à valeur probante légale.

Après avoir décrit et classé les documents avec la GED, il est conseillé de les conserver dans un SAE qui va garantir leur disponibilité, leur confidentialité et leur pérennité.

Rentabilité, accompagnement et formation

Mettre en place une GED implique des coûts financiers. Pour bénéficier d’un retour sur investissement l’organisation ne doit pas se contenter du simple usage du logiciel. C’est la méthodologie appliquée qui fait le succès de cet outil. Pour que la GED soit efficace et pérenne, un budget doit être affecté à la formation et à l’accompagnement des collaborateurs lors de son déploiement. Une GED bien appliquée peut améliorer la rentabilité de 3 à 5 % du chiffre d’affaires.

A l’ère de la transformation digitale et du collaboratif, ce progiciel devient incontournable. Il est adaptable à tout secteur d'activité (immobilier, bâtiment, services...) et capable de prendre en charge tout type de fichiers (facture, courrier, contrat, fiche de paie…).

Vous souhaitez intégrer une GED dans votre entreprise? Vous vous demandez comment procéder? Voici une feuille de route pour guider les opérations.

Etude préalable

Recensement et définition des besoins

Il est conseillé d'intégrer les bénéficiaires de la future GED le plus tôt possible dans la démarche d'installation d'un tel système. Une consultation générale permet de dégager les besoins réels et de concevoir le planning de déploiement.

Les questions suivantes peuvent être posées :

• de quels documents avez-vous le plus souvent besoin ?
• quels types ou formats traitez-vous le plus souvent ?
• notez l'utilité que vous attribuez aux fonctionnalités suivantes : recherche plein texte, tâches collaboratives, ajout de commentaires...

Expression des besoins et réalisation d'un cahier des charges

Après le recensement des besoins, il s'agit de les structurer dans un cahier des charges précis. Il sert de référence pour la configuration du système de gestion électronique. Avant toutes considérations technique, l'accent doit être porté sur les aspects fonctionnels exprimés.

Choix du prestataire

Quand les besoins sont définis, vient le choix du prestataire le plus adapté pour la réalisation. Notre site peut vous être utile à cette étape, en proposant vos attentes aux entreprises spécialisées capables d'y répondre via ce formulaire. Nous avons en effet sélectionné plusieurs professionnels du secteur aux activités et solutions complémentaires.

Mise en œuvre

Déploiement de la solution

L’intégration de la GED ne se limite pas à l'installation et au paramétrage du progiciel. Plusieurs éléments doivent également être pris en compte:

• écriture des procédures liées au système de GED,
• formation des utilisateurs au logiciel et aux procédures,
• acquisition et classification des documents existants.

Acquisition des documents

L'acquisition est la première étape de l'insertion d'un document dans le système de GED. Il s'agit de le rendre disponible sous forme électronique (comme la majorité des documents créés en interne). Il peut également n'exister qu'au format papier, provenant d'une source externe ou des archives papier de l'entreprise. L'acquisition consiste alors à le numériser et à en extraire l'information. Bientôt, avec l'obligation de dématérialisation des factures, cette opération de numérisation sera moins fréquente.

Classement des documents

On peut envisager plusieurs critères : date, numéro de référence, client... Ces critères ne sont pas mutuellement exclusifs : on peut classer un document électronique dans plusieurs dossiers sans avoir à le copier.

L'indexation (par mots-clés ou métadonnées) doit ensuite être pensée pour répondre au mieux aux requêtes de recherche usuelles.

Stockage des documents

Il faut considérer plusieurs éléments pour le choix du stockage et les politiques associées :

• support (performances, fiabilité),
• droits d'accès aux documents,
• durée de conservation,
• sauvegardes.

Diffusion des documents

Les documents peuvent être disponibles à la demande de l'utilisateur ou lui être envoyés automatiquement dans certaines conditions. On peut imaginer par exemple que toutes les fiches d'incidents soient envoyées par email au responsable qualité.

Les utilisateurs doivent pouvoir les afficher sous une forme exploitable et éventuellement les imprimer.

Se faire accompagner dans la démarche

Pour mettre en place ce changement important et bien configurer la solution logicielle, il est conseillé de faire appel à un expert de la GED au début du processus. Il vous permettra d'optimiser au maximum la gestion des flux informationnels de votre entreprise. Pour cela, il effectuera les tâches et vérifications suivantes:

• Un diagnostic de l’état actuel de votre gestion documentaire et une proposition méthodologique.
• Un diagnostic sur la performance des collaborateurs vis-à-vis de l’outil informatique.
• La formation des utilisateurs.
• Un accompagnement au changement.
• Un audit des besoins, pour évaluer la pertinence et la montée en charge.
• Une proposition d’adaptation d'un moteur de GED spécifique pour correspondre à votre environnement.

Qu’est que l’ECM ?

L’ECM est un processus de gestion de contenu de documents au sein d’une entreprise. Il permet d’organiser et de faciliter la recherche de contenu dans des fichiers numériques.

Le principal objectif est de prendre en compte ces données non structurées de tous formats (courriers électroniques, documentation technique, fax, fichiers bureautiques, papiers numérisés, vidéos, images…) par opposition aux bases de données, et de maîtriser leur cycle de vie. Ces données hétérogènes peuvent représenter jusqu’à 80% des informations qui circulent.

Déroulement de la procédure ECM et champs d’application

Il s'agit d'un moyen de traitement et de gestion complet intégrant la numérisation ou la capture, la classification, l’usage, la circulation dans l’entreprise et l’archivage électronique. Il permet de mutualiser différentes technologies comme :

• La GED
• Les logiciels de gestion de contenu (CMS), initialement destinés à gérer la production et la publication de contenus structurés, notamment à destination d’un site Internet ou Intranet
• Le Record Management : cela correspond à la gestion des documents d’archives qui permet à l’entreprise d’organiser et de trier tous les documents qui permettent de prouver son activité.
• La GEC: gestion électronique du courrier
• Le Workflow qui fournit à chacun des acteurs les renseignements nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

Les enjeux pour l’entreprise utilisatrice :

Les enjeux majeurs de la gestion de contenu sont :

• l’amélioration du travail collaboratif
• l’accessibilité et le partage de ressources
• des recherches simplifiées et plus rapides générant un gain de productivité
• la qualification des contenus afin de proposer une recherche pertinente et fiable

• d'éviter la perte d’information ou leur modification intempestive
• de clarifier son système de stockage
• d'obtenir un gain de place en réduisant les supports physiques volumineux.

Il s'agit là des principaux avantages de la dématérialisation, phase majeure de la transition numérique, auxquels s'ajoute une souplesse d'utilisation au quotidien qui participe à la diminution du stress.