Gestion électronique des documents

La GED (Gestion électronique documentaire) désigne le processus de gestion des documents dans une organisation. Ce procédé comprend l’acquisition des documents, l’indexation et le classement, le stockage d’informations, l’accès et la diffusion des documents.

Avec la dématérialisation croissante des documents et la démocratisation des outils de communication informatiques, les entreprises, collectivités et professions libérales… produisent et gèrent de plus en plus de documents électroniques.

La GED ou GEIDE vous permet d’exploiter l’ensemble de ces documents au format numérique et vous simplifie le travail au quotidien. Le contrôle des procédures se retrouve renforcé par la mise en œuvre de « workflows », circuits de validation des documents.

Cette solution permet l’harmonisation des processus dans l’entreprise, la centralisation des informations, l’amélioration de la collaboration entre les services et facilite l’accès à l’information aux collaborateurs. Cela concerne surtout les archives courantes, c'est-à-dire les documents d’utilisation quotidienne ou régulière, qui doivent pouvoir circuler, être modifiés ou même supprimés si besoin.

Fonctionnement

Le processus comprend plusieurs étapes :

• La numérisation des documents quand ceux-ci ne sont pas natifs numériquement
  Cette opération consiste à scanner un document papier puis à appliquer un traitement de reconnaissance de texte pour le transformer en document numérique, via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères).
• Le traitement
  Cette étape est consacrée à la classification, au référencement et à l’indexation. Il s’agit de décrire le document (type de fichier, date de création, responsable de la création) et son contenu (recherche en texte intégral) afin de faciliter son exploitation.
• Le stockage des données
  Il doit être adapté au volume des documents et doit permettre un temps d’accès rapide. Des copies de sauvegarde sont nécessaires car il existe toujours des risques d’accidents, comme les incendies ou les pannes de matériel.
• Les fonctionnalités de diffusion
  Elles garantissent une bonne valorisation des données et s’assurent de leur utilité. En effet, il faut garder à l’esprit que la finalité de la GED est d’apporter une réelle ergonomie en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information fiable. Certains documents peuvent être désignés comme modifiables, d’autres doivent impérativement ne pas l’être. Il est nécessaire de bien définir en amont la structure documentaire, l’accès en lecture ou en écriture des informations, les critères associés aux documents pour leur classification ou encore les droits d’accès aux informations pour se doter d’un outil de GED sur-mesure et vraiment efficace au quotidien. Les spécificités de chaque métier doivent être prises en compte pour qu’un cadre adapté puisse être mis en oeuvre.
• L’archivage
  Il concerne particulièrement les documents qui doivent être légalement conservés, mais qui ne servent pas dans les opérations quotidiennes.

Ses fonctionnalités

• Modifier un document
• Faire coexister plusieurs versions
• Détruire un document
• Gérer des règles de conservation
• Définir une structure organisée de classement, sous le contrôle des utilisateurs

• Trouver facilement et rapidement la bonne version d’un document
• Partager des données avec un certain nombre de personnes autorisées
• Donner la possibilité à plusieurs collaborateurs de mettre à jour un document
• Uniformiser les pratiques documentaires
• Gérer les documents de leur création à leur archivage

Elle permet ainsi :

• Une meilleure gestion des documents au quotidien
• Une réduction des coûts de traitement
• La gestion facilitée de documents partagés entre collaborateurs
• Une meilleure gouvernance documentaire au sein de l’entreprise

La GED en complément d’un SAE

Ces deux outils ne sont pas toujours bien compris et sont parfois confondus. Pourtant leurs objectifs sont différents, voire complémentaires. La GED est un outil qui facilite l’activité de l’entreprise, alors que le SAE (système d’archivage électronique) permet de sécuriser les documents. Après avoir décrit et classé les documents avec la GED, il est conseillé de les conserver dans un SAE qui va garantir la disponibilité des documents, leur confidentialité et leur pérennité. Les associer apporte une efficacité maximale.

L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de l'entreprise, qu'ils soient structurés ou non afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à l’archivage numérique.

Impact de la Gestion Electronique de Documents dans l’organisation:

• Rapidité d’accès et de traitement des documents : l’information est stockée et classée instantanément, tous les dossiers et documents sont consultables d’un simple clic..
• Réduction des coûts : la GED permet de réaliser des gains de productivité (réactivité, rapidité d’accès à l’information, gain de place) et des économies substantielles (impressions et coûts associés, 80% de gain de temps.)
• Une démarche structurante pour les dossiers et les processus : l’information contenue dans la GED constitue une base de classement commune, elle facilite la circulation des flux d’information dans l’entreprise et avec l’extérieur.
• Une réponse aux règles et aux normes de classement : la GED apporte une solution personnalisée et adaptée à chaque type de métier et d’organisation (ISO de classement).
• Respecte la politique de sécurité : l’accès aux données est sécurisé, la solution s’adapte aux différents profils utilisateurs.

Les nouvelles applications utilisatrices de la GED

Le Workflow : on appelle "workflow" (ou flux de travail), la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir, cela comprend des processus métiers mais aussi les différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (c'est-à-dire processus opérationnel ou procédure entreprise). De façon plus pratique, le workflow décrit le circuit de validation, c'est-à-dire un cahier des charges procédurié exprimant: le rôle des différents acteurs du processus, les délais, les modes de validation... Cette application intervient en aval de l'acquisition de documents.

La Gestion de Contenu d'Entreprise : (en anglais Enterprise Content Management - ECM, voir plus bas) vise à couvrir l'ensemble du cycle de vie de l'information non structurée, comme les documents électroniques, mails, flux vidéo et audio. Pour répondre à cette problématique de gestion des contenus multimédias, des méthodes de recherches via des méta-données, des plans de classement hiérarchiques ou non sont mises en oeuvre. Des fonctions de collaborations sont souvent intégrées à ces solutions de gestion de l'information.

La Gestion de la Connaissance : (en anglais Knowledge Management - KM) est l'ensemble des initiatives, des méthodes et des techniques permettant de percevoir, d'identifier, d'analyser, d'organiser, de mémoriser et de partager des connaissances entre les membres des organisations, en particulier les savoirs crées par l'entreprise elle-même (exemple: Marketing, Recherche & Développement) ou acquis de l'extérieur (exemple: Intelligence Économique) en vue d'atteindre l'objectif fixé.

L'indexation automatique : la Lecture Automatique de Documents ou LAD est un ensemble de technologies ayant pour but d'extraire de manière automatisée différentes informations contenues dans un document numérisé, structuré ou non. La LAD regroupe trois technologies indispensables à son fonctionnement de lecture automatique de documents:

• La RAD : Reconnaissance Automatique de Documents. Cette technologie consiste à reconnaître le type de document à traiter. Ainsi après avoir analysé la mise en page du document comme l'emplacement d'images, d'encadrés... le module RAD - Reconnaissance automatique de documents la compare à des modèles issus de la base de données afin de déterminer s'il s'agit d'un devis, d'une facture, d'une commande ou de tout autre document.
• L'OCR : Reconnaissance Optique des Caractères. Le logiciel repère les formes des caractères qu’il interprète en le comparant à sa base de données (bibliothèque de forme).
Les mots son ensuite scannés pour repérer les éventuelles erreurs résiduelles, à l’aide d’un dictionnaire intégré.
• L'IRC : Reconnaissance intelligente de caractères.

La facturation électronique va s’imposer progressivement jusqu’à devenir obligatoire pour les entreprises entre 2024 et 2026. La GED est très utile dans le processus de dématérialisation des factures clients et fournisseurs car elle est compatible avec les ERP (ou progiciels de gestion intégrés) sur le Cloud ou en local. Des workflows spécifiques à la comptabilité pourront être paramétrés pour gérer ce nouveau flux documentaire (acquisition, validation, contrôle, traitements spécifiques des factures…)

Voici quelques éléments d'information qui vous permettront de choisir votre type de logiciel GED.

La GED en mode SAAS

La gestion électronique de documents en mode SAAS (Software As A Service) est une architecture logicielle proposée sous la forme d’abonnement et non sous la forme d’achat de licence classique. L’infrastructure informatique serveur est mutualisée pour plusieurs clients, en s’appuyant sur un code source unique. Les informations sont très sécurisées et compartimentées : chaque client possède sa propre base de données et son paramétrage.

Les avantages de l’architecture GED en mode SaaS sont les suivants:

• Cette architecture permet une progression illimitée en volume de données et en nombre d'utilisateurs,
• L'absence de gestion de version permet de réduire significativement le coût total d’utilisation,
• Rapidité de mise en oeuvre car standardisation du logiciel et non développements spécifiques,
• Allégement considérable de l'architecture informatique chez les clients..

Présentation d'une infrastructure SaaS type

• Extensibilité immédiate et illimitée,
• Fiabilité éprouvée avec une disponibilité proche des 100%,
• Ouverture éclair des modules logiciels par optimisation des requêtes en temps réel,
• Mises à jour en temps réel,
• Environnements de test en miroir,
• Plusieurs datacenters de grands noms de l’informatique redondés et géographiquement distincts,
• Accès et débit Internet garantis.

L'enjeu de la sécurité

• Le Client SaaS est et reste propriétaire de ses données,
• Liberté et transparence du contrat d’engagement,
• Réversibilité totale avec restitution de 100% des données,
• Protection du code source,
• Plan de continuation de l'hébergement,
• Copie de sauvegarde en cas de défaillance.

L'enjeu de la confidentialité

• Toutes les informations clients sont “top secret”,
• Les salariés des éditeurs SaaS n’accèdent pas aux données clients,
• La sécurité physique 24h/24 des datacenters d’exploitation et de réplication,
• Les droits d’accès contrôlés,
• L’architecture compartimentée des données,
• Les clients ont la main pour extraire leurs données,
• Tarification publique, transparente et lisible.

Logiciel Open source Vs logiciel propriétaire

Il existe des logiciels de GED Open source (libres et gratuits) tels que : Open Doc Man, Alfresco, Mayan EDMS, Nuxeo, Logical Doc, Knowledge Tree, Feng Office...

La solution de l’open source est tentante et elle peut s’avérer un choix pertinent pour certains logiciels (tel que Gimp à la place de Photoshop), cependant dans le domaine de la gestion documentaire professionnelle, nous ne la conseillons pas pour les raisons suivantes :

• Il s’agit parfois d’une version gratuite et limitée d’un logiciel payant.
• Souvent, le logiciel n’offre qu’une interface en anglais, pas toujours facile d’accès pour tous.
• Les limitations, notamment sur la maintenance et le support peuvent s’avérer très problématiques en cas de dysfonctionnement.
• Des bugs ont été signalés sur certaines versions.
• La sécurité est moins renforcée.
• La pérennité du logiciel (et notamment de sa mise à jour) est moins assurée.

Les documents d’une entreprise étant souvent d’une importance cruciale, il ne s’agit pas de les perdre ou de se faire pirater. C’est pourquoi nous pensons que réaliser des économies sur ce poste constitue une fausse bonne idée.

Par contre, pour les très petites structures de quelques usagers, il peut être intéressant de les essayer pour se familiariser avec les interfaces et découvrir les fonctions. Cela vous permettra de mieux définir et dimensionner votre solution professionnelle payante par la suite.

Logiciel clé en main ou solution sur mesure.

Là encore, tout dépend des spécificités documentaires de votre métier, mais pour simplifier, les TPE de 2 à 10 salariés peuvent tabler sur un logiciel clé en main (en ligne ou en local), et les PME ou grand compte peuvent s’orienter vers la solution du sur-mesure.

La solution clé en main

Les nombreux logiciels GED clé en main proposés permettent de gérer de A a Z le flux important de documents dans l’entreprise : la numérisation, l'indexation, la gestion, le stockage, l’archivage, la consultation. De ce fait, ils offrent a minima ces fonctionnalités principales de base :

• Acquisition des documents numérisés et récupération des acquis.
• Indexation automatique : sur le contenu de vos documents (full text), les dates, les noms de fichiers.
• Une recherche simple et rapide en texte intégral.
• Une consultation facile : tapez votre mot clé le document apparaît dans sa fiche + sa miniature.
• Interface WEB pour les consultations à distance.

Le sur-mesure

L’avantage du sur-mesure réside dans une configuration plus pointue et une intégration sur place, par exemple, avec un support qui prend en compte vos caractéristiques et particularismes. Les professionnels de la GED ont l’expertise de l’adaptation aux différents métiers et il est très probable qu’ils aient rencontré un cas de figure similaire au vôtre.

En outre, vous profiterez des services associés à cette prestation pour un confort d’utilisation optimal :

• Conseils et assistance dans votre projet
• Intégration de la solution dans votre organisation
• Assistance au paramétrage
• Formation des utilisateurs
• Maintenance avec mises à jour du logiciel
• Assistance téléphonique, prise en main

Accompagnement et formation

Mettre en place une GED implique des coûts financiers. Pour bénéficier d’un retour sur investissement, l’organisation ne doit pas se contenter de la simple utilisation du logiciel. Ce qui fait le succès de cet outil, c’est la méthodologie appliquée. Pour que la GED soit efficace et pérenne, l’organisation doit affecter un budget dans la formation et l’accompagnement de ses collaborateurs lors de son déploiement. Une GED bien appliquée peut améliorer la rentabilité de 3 à 5 % du chiffre d’affaires.

L’indexation des données est de plus en plus complexe à cause du développement des contenus multimédias (vidéos, sons) et de la diversité des sources. Les organisations doivent prendre en compte l’augmentation des données issues d’applications web, des nouvelles formes d’applications collaboratives (wikis, blogs), des systèmes de messagerie électronique, des catalogues électroniques.

Tendances

Les éditeurs de gestion de contenu travaillent toujours à mettre à disposition des solutions adaptées à l’évolution du monde du travail. Depuis quelques années, la GED est disponible sur mobile pour faire face à l’augmentation du travail à distance.

Ils proposent également des solutions pour permettre le travail collaboratif, comme la création de communautés et d’échange d’informations et de documents.

Les avantages d’un projet GED par métier

Les entreprises tendent à privilégier une approche segmentée par métier, plutôt qu’une approche globale, pour gérer et classer les documents numériques. Ainsi, chaque GED est paramétrée de manière personnalisée et les collaborateurs disposent d’un accompagnement sur-mesure.

La GED par métier présente plusieurs avantages :

• Une mise en place du projet GED plus rapide (3 mois au lieu de 6 à 12 mois)
• L’accompagnement au changement simplifié, car les utilisateurs travaillent dans un environnement familier
• La gestion des droits d’accès facilitée, puisque seules les personnes du métier ont accès aux documents de leur GED
• Un service en mode SaaS, qui évite de faire appel au service informatique interne.

Les avantages de l’architecture GED en mode SaaS sont les suivants:

• Cette architecture permet une progression illimitée en volume de données et en nombre d'utilisateurs,
• L'absence de gestion de version permet de réduire significativement le coût total d’utilisation,
• Rapidité de mise en oeuvre car standardisation du logiciel et non développements spécifiques,
• Allégement considérable de l'architecture informatique chez les clients..

Vous souhaitez mettre en place une solution GED dans votre entreprise? Vous vous demandez comment procéder? Voici une feuille de route pour guider les opérations.

Etude préalable

Recensement des besoins

Il est conseillé d'intégrer les utilisateurs de la future GED le plus tôt possible dans le processus de mise en place. Une consultation générale permet de dégager les besoins réels et de concevoir le planning de déploiement.

Les questions suivantes peuvent être posées :

• de quels documents avez-vous le plus souvent besoin ?
• quels types ou formats de documents traitez-vous le plus souvent ?
• notez l'utilité que vous attribuez aux fonctionnalités suivantes : recherche plein texte, travail collaboratif, ajout de commentaires...

Expression des besoins et réalisation d'un cahier des charges

Après le recencement des besoins, il s'agit de les structurer dans un dans un cahier des charges. Ce document sert de référence tout au long du processus de mise en œuvre de la gestion documentaire électronique. L'accent doit être porté sur les aspects fonctionnels et non techniques. Les considérations techniques viendront ensuite répondre aux besoins fonctionnels exprimés dans le cahier des charges.

Recherche, étude comparative et choix d'une solution

Quand les besoins sont définis, vient le choix du prestataire le plus adapté pour la réalisation. C'est à cette étape que notre site peut vous être utile, en proposant vos besoins exprimés aux entreprises spécialisés les plus à mêmes d'y répondre. Nous avons en effet sélectionné plusieurs professionnels du secteur aux activités et solutions complémentaires.

Mise en œuvre

Déploiement de la solution

Le déploiement de la solution ne se limite pas à l'installation et au paramétrage du logiciel de GED. Plusieurs éléments doivent également être pris en compte :

• écriture des procédures liées au système de GED,
• formation des utilisateurs au logiciel et aux procédures,
• acquisition et indexation des documents existants.

Ces étapes sont essentielles au succès du déploiement.

Acquisition des documents

L'acquisition est la première étape de l'insertion d'un document dans le système de GED. Il s'agit de rendre le document disponible sous forme électronique. Le document peut être créé directement sous cette forme : c'est le cas de la majorité des documents internes. Il peut également n'être disponible qu'au format papier : c'est le cas de nombreux documents en provenance de l'extérieur ou des archives papier de l'entreprise. L'acquisition consiste alors à numériser le document papier et à en extraire l'information.

Classement des documents

Les documents doivent ensuite être classés. On peut envisager plusieurs critères : date, numéro de référence, client... Ces critères ne sont pas mutuellement exclusifs : on peut classer un document électronique dans plusieurs dossiers sans avoir à le copier.

En plus de ce classement, le document peut être indexé : mots-clés, métadonnées, contenu. L'indexation doit être pensée pour répondre au mieux aux requêtes de recherche usuelles dans l'organisation.

Stockage des documents

Il faut considérer plusieurs éléments pour le choix de la solution de stockage des documents et les politiques associées :

• support de stockage (performances, fiabilité),
• droits d'accès aux documents,
• durée de stockage,
• sauvegardes.

Diffusion des documents

Les documents peuvent être disponibles à la demande de l'utilisateur ou lui être envoyés automatiquement dans certaines conditions. On peut, par exemple, imaginer que toutes les fiches d'incidents soient envoyées par courrier électronique au responsable qualité.

Les utilisateurs doivent pouvoir les afficher sous une forme exploitable et éventuellement les imprimer.

Se faire accompagner dans la démarche

Pour mettre en place ce changement important et bien configurer la solution logicielle, il est conseillé de faire appel à un professionnel de la GED au début du processus. Il vous permettra d'optimiser au maxium la gestion des flux d’informations de votre entreprise. Pour celà, il pourra réaliser avec vos services les tâches et vérifications suivantes:

• Un diagnostic de l’état actuel de votre gestion documentaire.
• Un diagnostic sur la performance des collaborateurs vis-à-vis de l’outil informatique.
• Une mise à niveau des utilisateurs de l’informatique.
• Un accompagnement au changement.
• Un audit des besoins, pour évaluer la pertinence et la montée en charge.
• Une proposition méthodologique de votre gestion documentaire.
• Si besoin est, une proposition d’adaptation de notre moteur de GED spécifique pour correspondre à votre environnement.

Qu’est que l’ECM ?

L’ECM ou Enterprise content management est un processus de gestion de contenu de documents au sein d’une entreprise. Cela permet d’organiser et de faciliter la recherche d’information contenue dans des documents électroniques.

Le principal objectif est de prendre en compte ces données non structurées (comme des courriers électroniques, des fax, des documents de bureautiques…) par opposition aux bases de données et de les gérer au sein de l’entreprise.

Face à la multiplication de ces données provenant de sources très différentes (extranet, internet, portail web, documentation technique …), les éditeurs de solutions de GED ont dû développer de nouvelles formes de traitement des documents.

Déroulement de la procédure ECM et champs d’application

L’ECM maîtrise le cycle de vie des données non structurées que ce soit des documents électroniques ou des documents papiers qui ont été numérisés à l’aide d’un scanner ou encore des informations sous d’autres formats comme la vidéo, l’image… La gestion du contenu d’entreprise gère les informations non structurées : la numérisation ou capture, le classement, l’utilisation, la circulation dans l’entreprise et l’archivage électronique.

En fonction des besoins clients, de nombreux systèmes de gestion de contenu peuvent être mis en place. L’ECM permet donc de mutualiser différentes technologies comme :

• La GED : Gestion Électronique de documents
• Les logiciels de gestion de contenu (Content Management System), initialement destinés à gérer la production et la publication de contenus structurés, notamment à destination d’un site Internet ou Intranet
• Le Record Management : cela correspond à la gestion des documents d’archives qui permet à l’entreprise d’organiser et de trier tous les documents ou données qui permettent de prouver son activité.
• La GEC gestion électronique du courrier
• Le Workflow qui fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

Des enjeux pour l’entreprise qui utilise l’ECM :

Les flux de documents au sein d’une entreprise sont de plus en plus important et présentent des formats très différents (courriers électroniques, documents bureautiques, images, vidéos, fax…), ces données non structurées peuvent représenter jusqu’à 80% des informations qui circulent dans l’organisation.

Les enjeux majeurs de la gestion de contenu sont :

• l’amélioration du travail collaboratif

• l’accessibilité et le partage d’informations

• des recherches simplifiées et plus rapide

• la qualification des contenus afin de proposer une recherche pertinente et fiable

Cela permettra à l’entreprise d’obtenir un gain de productivité grâce à la réduction du temps lié à la recherche d’informations, d’éviter la perte d’information et de clarifier son système de stockage des informations et offrir un gain de place en remplaçant une partie des supports de données volumineux par une version électronique.

La gestion de contenu ou ECM offre à une société l’opportunité d’accroître sa productivité en proposant aux collaborateurs une solution pratique et fiable pour créer, chercher et utiliser des données, structurées ou non, sous toute sorte de format.