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Ce guide de l’archivage numérique, aussi appelé archivage électronique, a pour objectif de présenter les différents outils numériques à disposition des entreprises, administrations, collectivités ou associations pour préserver, conserver, sécuriser et gérer leurs documents, informations et données.

Comme pour chaque métier, le secteur de l’archivage numérique possède son jargon et ses concepts, peu connus du grand public, que nous allons essayer d’expliquer de façon claire, afin d’en faire les éléments concrets d’une utilisation pragmatique et efficace dans le quotidien des entreprises. Car c'est bien l'accès rapide et durable à des informations fiables qui est la préoccupation des professionnels dans cette histoire.

Pour chacun de ces outils, nous nous faisons l’interface entre vous et les prestataires du secteur, partenaires sélectionnés pour leur sérieux, leur spécialisation et leur professionnalisme, qui vous proposerons des solutions sur-mesure et les devis correspondants.

Les enjeux de l'archivage électronique

A l’ère de l’information, l’enjeu de la gestion documentaire est devenu crucial, voir vital, et il y a en France un certain retard au niveau de la prise de conscience de son importance. Mais ce retard peut être rattrapé très rapidement, car les solutions professionnelles se sont développées entre temps de manière à s’adapter à toutes les configurations documentaires et vous pouvez maintenant profiter de ces avancées en intégrant directement les outils les plus récents et les plus sécurisés.

Quelques notions de base.

Un document est un ensemble d’informations réunies sur un support (numérique ou papier) et qui correspondent à l’interprétation de données brutes.

L’archivage a pour objectif de compiler et conserver des documents, de garantir la pérennité des données et leur authenticité (selon la norme iso 15489).
L’archivage électronique est donc la partie de l’archivage qui s’intéresse à la conservation électronique de ces informations, mais également à leur accessibilité.

Les archives numériques sont constituées de documents d'origine numérique comme les emails, les fichiers issus de logiciels bureautiques (word, excel...), les informations échangées sous forme de base de données... mais également des dossiers papiers numérisés.

L’archivage numérique doit garantir :

  • L’intégrité des données: il ne doit y avoir aucune altération ou modification (sauf autorisation) des informations.
  • La traçabilité : on doit pouvoir remonter à l’origine des documents, à leur auteur par exemple.
  • La pérennité des informations: ce qui implique notamment leur conservation sur des supports actualisés, car certains formats ou supports peuvent disparaitre rapidement.
  • L’accès aux informations : aux personnes autorisées uniquement (confidentialité) et de façon ergonomique. Le stockage doit donc être sécurisé et doté d'un système de classification et de recherche efficace.

En remplissant ces quatre conditions, l'authenticité des données est préservée et les documents restent consultables à tout moment. L'information devient donc un élément de productivité supplémentaire, là ou elle pouvait représenter un risque.

Il faut bien rappeler que les archives numériques peuvent être constituées aussi bien de documents modifiables en cours de constitution (individuelle ou collective) que de documents finalisés et validés, rendus non modifiables. Il s'agit donc d'une fonctionnalité qui dépasse de loin le simple stockage, et qui constitue un véritable outil de travail au quotidien, intégré au flux d'information.

Définition de vos besoins

Pour mettre en place votre démarche de dématérialisation il faut dans un premier temps définir vos besoins:

Vous souhaitez :

  • Dématérialiser vos documents : il faut alors choisir l’offre de numérisation qui consiste à transformer les documents papiers en documents numériques.
     
  • Dématérialiser vos processus : L’offre propose une plateforme sécurisée de dématérialisation des documents comme les factures fournisseurs ou clients, les fiches de paie et autres documents des ressources humaines, les contrats, la documentation technique ou juridique…
     
  • Gérer de façon numérique les documents utilisés au quotidien : C’est l’offre de GED (Gestion électronique des documents) qui est concernée, intégrée à votre système d’information, elle permet de centraliser et de mettre à disposition les flux documentaires courants élaborés en interne, de formaliser l’accès et la diffusion de ces documents, de gérer les autorisations en modification, en suppression ou en validation des documents qui pourront ensuite être versés aux archives, une fois figés. La GED intègre bien sûr une solution de stockage des documents, mais il ne s'agit pas à proprement parler d'archivage électronique.
     
  • Archiver vos documents :
  • Pour conserver la pérennité des informations et leur accessibilité, choisissez l’hébergement sécurisé. Sauvegarder la pérennité signifie que la migration des formats et supports est prévue.
  • Le coffre-fort numérique permet d’assurer la confidentialité et l’intégrité des informations. Il y donc une gestion des autorisations d'accès ainsi qu'une vérification permanente de l'intégrité par calcul d'empreinte, horodatage, conservation des logs et évènements.
  • La sauvegarde informatique externalisée est une prestation de stockage sécurisé des informations assurant la conservation physique des données sur différents sites, dans un environnement sécurisé et approprié à la conservation des supports choisis (DAT, bandes, DLT…)
  • Le système d’archivage électronique ou SAE est quant à lui une solution plus globale qui assure aussi bien la l’accès, la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations avec une valeur probante, c'est-à-dire une conservation de la valeur légale des documents.

Pour une dématérialisation complète, intégrant toutes ces fonctionnalités, il faut donc choisir : la numérisation des documents papier (si elle n’a pas déjà été réalisée en interne), une dématérialisation des processus, une GED et un SAE. Ces différents outils complémentaires étant reliés les uns au autres avec une compatibilité de formats, de solutions logiciels et de supports dans le respect de votre politique d’archivage.
 

La boîte à outils numérique

Nous présenterons ici d'autres procédés, qu'il ne faut pas confondre avec l'archivage électronique (notamment car certains, comme la GED ou la GEIE, permettent une modification des documents), mais qui lui sont souvent associés et qui sont également utiles à l'entreprise dans sa gestion documentaire. Ils composent l'ensemble des outils permettant la dématérialisation des documents et leur utilisation (consultation, diffusion, et parfois donc, modification) et que l'on peut regrouper en deux grandes familles:

Dématérialisation

  • La numérisation
  • La GED (Gestion électronique des documents)
  • La GEIDE (Gestion électronique d'informations et de documents pour l'entreprise)
  • La GEC (Gestion électronique du courrier)
  • La signature numérique

Archivage

les avantages de la dématérialisation

La démarche de dématérialisation, de traitement et de sauvegarde des documents offre de nombreux avantages aux entreprises ou administrations :
 

  • Un gain d’espace : Le stockage des archives papier sur des années nécessite souvent de monopoliser une pièce entière, voir un étage complet pour les plus grandes entreprises. Même si certaines archives papiers originales doivent être conservées pour des raisons juridique par exemple, une bonne partie des documents courants peuvent être dématérialisés.
  • Des économies : le coût de stockage physique est bien supérieur à son équivalent informatisé.
  • Un gain de temps : une fois les archives numérisées, elles sont accessibles à tout moment et très rapidement, sans se déplacer à la salle des archives: à l’aide des outils de gestion documentaire, vous pouvez retrouver facilement tout document par sa date, son intitulé, la nature du document (facture client, facture fournisseur, fiche de paie…), le nom d’une personne concernée, etc. Pour ce faire, il faut associer chaque document à des critères bien choisis dans une base de données consultable à l’aide d’un moteur de recherche ou d’un index.
  • Diminution des risques : L’archivage papier n’est pas très fiable, il existe des risques de perte de documents, de confusion, de mauvaise classification ou d’un rangement erroné, de destruction (rongeurs, feu…), de vol... Ces événements peuvent entraîner un risque juridique, fiscal ou assurantiel beaucoup plus grave.
  • Un accès performant à la documentation : au delà du temps gagné dans les étapes de la recherche et de consultation, l’accès quasi immédiat aux informations recherchées génère des gains de productivité qualitatifs : ne pas être interrompu dans une tâche par une recherche documentaire chronophage permet d’éviter perte de concentration, énervement ou fatigue et contribue nécessaire à la qualité d’exécution. De même commercialement, si un client au téléphone vous demande une information précise et que vous êtes en mesure de lui fournir, c’est un gage de sérieux et d’efficacité qui pourra le convaincre de travailler avec vous.
    Retrouver les contenus de manière facile et ergonomique en quelques secondes est maintenant essentiel dans un monde où l'information et sa vitesse de propagation sont la clé de la réussite.
  • L'accessibilité des informations: indépendamment de la position géographique et pour plusieurs personnes simultanément si nécessaire, contrairement au format papier, les données sont consultables avec une simple connexion internet et les bons codes.
  • Une meilleure analyse : Les documents pouvant être interconnectés et regroupés sous différentes thématiques, avec l'utilisation de métadonnées, vous pouvez analyser beaucoup plus précisément les informations et données relatives à une même thématique. Par exemple, si vous avez identifié avec un même mot-clé ou référence tous les documents participant d'une même affaire (données clients, fournisseurs, données comptables, échanges de mails, documentation technique, fiches intervenants, planning...) vous disposez d'un dossier virtuel exhaustif sur cette affaire pour laquelle vous retrouverez ainsi aisément d'éventuelles incohérences entre pièces comptables.
  • L'aspect écologique est également à prendre en compte, le bilan carbone de l'archivage numérique, même s'il n'est pas nul, est très inférieur à celui du physique, qu'on est parfois amené à déplacer d'une ville à l'autre par transporteur.

Pour résumer: la dématérialisation (la numérisation des factures par exemple), représente un autre aspect de l'archivage électronique. Remplacer les documents papiers par l'équivalent dématérialisé permet d'éviter la perte de ces documents (dans un incendie ou un vol par exemple), de limiter les coût de stockage de ces cartons remplis de document qu'il faut garder plusieurs années ou plus et qui prennent une place parfois considérable (certaines archives occupe la place de plusieurs bureaux).  Cette dématérialisation rend également possible un traitement de l'information beaucoup plus pertinent, puissant et rapide, ainsi que l'interconnexion des données pour une meilleure analyse, la mémoire de la société est étendue sur des années.

Le système d'information d'une entreprise peut ainsi relier les bons de commandes commerciaux, les factures attachées, les informations sur le client, les reçus de livraison, la gestion des stocks et les commandes fournisseurs. On peut ainsi gérer au mieux les délais, les besoins, l'historique commercial, optimiser les stocks et la logistique tout en ayant toutes les informations à portée de main en quelques clics lorsqu'il s'agit de répondre à une question d'un partenaire commercial, qu'il soit client ou fournisseur.

Enfin, il y a un avantage économique direct sur l'envoi de courriers par exemple, dans le cas de la dématérialisation des factures, qui peuvent être envoyées par mail ou stockées sur l'espace membre du client, en ligne.

Le coût de la dématérialisation.

Il est réellement impossible de donner des ordres de grandeur sans connaître vos besoins, puisqu'il s'agit d'une prestation sur-mesure et à la carte (numérisation seule, GED, sauvegarde...).
Par contre, nous vous conseillons, dans le cas d'une démarche digitale globale (mise en place de tous les outils, ou plusieurs d'entre eux, cités plus haut) de choisir un seul et même prestataire, pour assurer la cohérence de votre stratégie documentaire et profiter de la convergence des solutions professionnelles intégrées (un seul et même accès pour gérer l'ensemble des procédés). C'est pourquoi nous vous proposons de faire parvenir votre demande de devis archivage numérique de la façon la plus précise possible.

La numérisation des archives.

L'archivage numérique est en plein essor. Après quelques années de méfiance de la part des utilisateurs, ceux-ci ont réalisé que l'archivage en ligne était une solution beaucoup plus sécurisée que l'archivage numérique en local ou l'archive papier classique. En effet, les sociétés de sauvegarde numérique mettent l'accent sur la sécurité à tel point qu'il vous serait impossible d'atteindre le même niveau de confidentialité et de sûreté en interne.
La numérisation consiste à produire un document électronique à partir d'un document papier en deux étapes : Scanner les documents puis en faire l'acquisition numérique à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR).

Quel support choisir pour archiver vos fichiers?

Les nouveaux supports d'enregistrement numériques sont pratiques, peu encombrants et leur capacité double tous les 6 mois pour un tarif équivalent. Malgré tout, sont-ils forcément fiables et durables?
La mémoire flash, par exemple, qu'on trouve sur nos clés USB a une durée de vie potentielle d'une cinquantaine d'années, ainsi que les disques durs, mais on se rend compte que ceux ci ne durent pas aussi longtemps que cela et peuvent être endommagés ou perdus. Le CD ou le DVD ne sont pas mieux lotis et sont encore plus fragiles, notamment à cause des rayures. En fait, il n'y a guère que notre ancien 33 tours vinyle qui peut atteindre une durée de vie de 150 ans s'il est bien protégé.

De fait, la mémoire accumulée en numérique, dont le volume double également tous les ans, semble bien éphémère et risque de ne pas pouvoir défier le temps. Des copies et sauvegardes sont alors régulièrement nécessaires.

Il est donc préférable de se tourner vers l'archivage en ligne, notamment sur le Cloud, qui présente à la fois une sécurité supérieure à celle de votre ordinateur, un service d'accessibilité permanent et une prestation de sauvegarde sans limite de temps de vos données.

Les autres applications numériques  :

Stockage en ligne

Les fonctions de stockage de fichiers ou de sauvegarde font office de coffre-fort numérique pour les données sensibles d'une entreprise. Ces données stratégiques, qu'elles soient des bases de données de clients, des bilans comptables, des documents d'ingénierie pour des brevets ou autres, doivent pouvoir être sécurisées au maximum tout en étant accessibles à tout instant pour les utilisateurs accrédités.

sauvegarde

Sauvegarde automatique

Des services d'archivage numérique proposent des backup automatiques selon une périodicité que vous définissez, ce qui permet de ne pas avoir à le faire manuellement et de sécuriser ce transfert. La plupart des prestataires propose la synchronisation automatique des fichiers pour une sauvegarde en temps réel.

 

coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique est comme son nom l’indique un stockage d’information certifié sans intrusion possible et dont l’objectif est de conserver les données qui y ont été ajoutées sans aucune transformation et de permettre la restitution à l’identique de ces données à un utilisateur accrédité.
 
 

Le coffre-fort numérique doit donc garantir avant tout l’intégrité des informations dans le temps.

Ce service est maintenant proposé au particulier, sous la forme d’un espace de stockage sécurisé nécessitant une identification, et dont les fonctions sont de récupérer automatiquement le type de documents que vous souhaitez lui confier, comme vos relevés bancaires, fiches de paie, factures, papiers d’identité, documents administratifs ou fiscaux… Une fois configuré, cet outil aspire donc automatiquement les nouveaux documents produits par votre banque, par exemple, et les stocke sur votre espace sécurisé.

Pour les entreprises, la somme documentaire est plus importante, les fonctionnalités sont plus complexes, plus nombreuses et parfois développée sur-mesure; la confidentialité doit être renforcée. La solution de coffre-fort électronique professionnel doit être préférablement confiée à un tiers archiveur, c’est l'offre que nous proposons ici.

Le tiers de confiance qui constitue le prestataire de ce service s’engage à mettre tout en œuvre pour la préservation de ces données sans limite de temps, sa responsabilité est engagée dans le cas d’une intrusion, d’une duplication, d’une suppression ou de l’altération des données stockées.

C’est la norme NF Z42-020 de l’AFNOR (juillet 2012) qui définit les contours et l’utilisation du coffre-fort numérique, en voici les grandes fonctions mises à disposition de l’utilisateur:

  • Dépôt des données
  • Lecture des données
  • Destruction des données
  • Lecture des métadonnées techniques
  • Contrôle de l’intégrité
  • Lecture du journal des identifiants
  • Listage de tout ou partie du contenu du coffre
  • Restitution des données (lecture puis destruction)
  • Vidage

Cette norme permet également d’établir un protocole commun pour la communication entre un coffre-fort numérique et un SAE.

 

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