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Ce site est consacré à l'archivage numérique et vous propose de recevoir gratuitement un devis pour la gestion électronique de vos documents professionnels.
Nous proposerons bientôt un comparatif des services de stockage en ligne,  sur serveur classique ou en Cloud, de sauvegarde automatique et de dématérialisation des documents.

La numérisation des archives.

L'archivage numérique est en plein essor. Après quelques années de méfiance de la part des utilisateurs, ceux-ci ont réalisé que l'archivage en ligne était une solution beaucoup plus sécurisée que l'archivage numérique en local ou l'archive papier classique. En effet, les sociétés de sauvegarde numérique mettent l'accent sur la sécurité à tel point qu'il vous serait impossible d'atteindre le même niveau de confidentialité et de sûreté en interne.

Quel support choisir pour archiver vos fichiers?

Les nouveaux supports d'enregistrement numériques sont pratiques, peu encombrants et leur capacité double tous les 6 mois pour un tarif équivalent. Malgré tout, sont-ils forcément fiables et durables?
La mémoire flash, par exemple, qu'on trouve sur nos clés USB a une durée de vie potentielle d'une cinquantaine d'année, ainsi que les disques durs, mais on se rend compte que ceux ci ne durent pas aussi longtemps que cela et peuvent être endommagés ou perdus. Le CD ou le DVD ne sont pas mieux lotis et sont encore plus fragiles, notamment à cause des rayures. En fait, il n'y a guère que notre ancien 33 tours vinyle qui peut atteindre une durée de vie de 150 ans s'il est bien protégé.

De fait, la mémoire accumulée en numérique, dont le volume double également tous les ans, semble bien éphémère et risque de ne pas pouvoir défier le temps. Des copies et sauvegardes sont alors régulièrement nécessaires.

Il est donc préférable de se tourner vers l'archivage en ligne, notamment sur le Cloud, qui présente à la fois une sécurité supérieure à celle de votre ordinateur, un service d'accessibilité permanent et une prestation de sauvegarde sans limite de temps de vos données.

Les applications de l'archivage électronique :

Stockage en ligne

Les fonctions de stockage de fichiers ou de sauvegarde font office de coffre-fort numérique pour les données sensibles d'une entreprise. Ces données stratégiques, qu'elles soient des bases de données de clients, des bilans comptables, des documents d'ingénierie pour des brevets ou autres, doivent pouvoir être sécurisées au maximum tout en étant accessibles à tout instant pour les utilisateurs accrédités.

sauvegarde

Sauvegarde automatique

Des services d'archivage numérique proposent des backup automatiques selon une périodicité que vous définissez, ce qui permet de ne pas avoir à le faire manuellement et de sécuriser ce transfert. La plupart des prestataires propose la synchronisation automatique des fichiers pour une sauvegarde en temps réél.

cloud

La dématérialisation

La dématérialisation (la numérisation des factures par exemple), représente un autre aspect de l'archivage électronique. Remplacer les documents papiers par l'équivalent dématérialisé permet d'éviter la perte de ces documents (dans un incendie ou un vol par exemple), de limiter les coût de stockage de ces cartons remplis de document qu'il faut garder plusieurs années ou plus et qui prennent une place parfois considérable (certaines archives occupe la place de plusieurs bureaux).  Cette dématérialisation rend également possible un traitement de l'information beaucoup plus pertinent, ppuissant et rapide, ainsi que l'interconnection des données pour une meilleure analyse, la mémoire de la société est étandue sur des années.

Le système d'information d'une entreprise peut ainsi relier les bons de commandes commerciaux, les factures attachées, les informations sur le client, les reçus de livraison, la gestion des stocks et les commandes fournisseurs. On peut ainsi gérer au mieux les délais, les besoins, l'historique commercial, optimiser les stocks et la logistique tout en ayant toutes les informations à portée de main en quelques clics lorsqu'il s'agit de répondre à une question d'un partenaire commercial, qu'il soit client ou fournisseur.

Enfin, il y a un avantage économique direct sur l'envoi de courriers par exemple, dans le cas de la dématérialisation des factures, qui peuvent être envoyées par mail ou stocker sur l'espace membre du client, en ligne.
 

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